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如何有效地组织会议 培训部 会议的目的 开展有效的沟通； 传达新的信息； 协调产生的矛盾； 达成协议于解决问题； 资源共享和资源分配； 开发新的创意； 必须拒绝：会而不议! 议而不决! 决而不行! 会议的核准 跨部门的定期性会议： —组织者必须将会议名称、主题、参加部门人员、召开时间和会议进行时间等报人力资源部统筹规划； —报总经理核准后作为今后日常例会。 临时性的跨部门会议： —必须事先通知，不可突然袭击； —会议名称、目的、主题、时间、地点、召集人（或部门）、参加人员（或部门）； —事先要给参加者发送会议资料。 会议的通知和确认 例会如果不能正常召开时要事先通知； 临时性会议必须提前通知，至少提前一天； 收到通知的与会者必须给与回复（邮件或书面）； 不能参加会议的必须向召集人请假，并指定代理人出席； 指定的代理人必须是有经验的或是可负责的人； 会议的时间和地点 时间：会议召开的时间必须提前通知； 会议需要进行的时间也要告知，以便安排工作； 最佳会议时间：上午10—12点、下午1—3点。 地点：在会议室进行，一般不要安排在经理办公室； 要根据与会人员的多少决定会议室的大小； 会议室的确定原则：人员相对集中； 避开吵杂的环境。 会议召开的一般程序 会议召集人的责任 明确会议的目的，主持会议； 控制会议议程和会议时间； 中止偏离主题、跑题的现象； 对会议讨论的事项进行归纳和总结； 跟踪会议的成果。 会议记录人的责任 协助召集人发放会议通知、会议文件等； 围绕议题记录会议主要发言和内容； 归纳、整理形成会议纪要； 最迟第二天下班前完成并发放会议纪要。 —跨部门的会议纪要，由会议组织部门负责保管，抄送总经理、并且送人力资源部备案。 参加会议人员的责任和要求 准时到场并且签到，不要迟到和早退； 充分消化会议文件； 积极准备参与讨论和发言； 认真做好会议记录 非重要事项不要离开会场； 手机放在振动或静音，接听重要电话到会场外； 散会后协助会场整理归位，顺便带走自己的茶杯。 会议后的跟踪和成果落实 会议召集人或指定人负责对会议决议事项进行跟踪； 会议决议应转人力资源部予以公布； 会议成果要督促落实，直到最终解决。 会议纪要 每次会议后均要形成《会议纪要》； 会议纪要要经会议主持人确认后归档； 会议纪要要发放到各相关人员进行传阅。 会议效率不高的原因 高效会议的八大特征 只在必要时召开； 进行了很好的筹划； 拟订和分发了议程表； 遵守时间； 一切按部就班； 有经验和有职责的人出席； 作出了评论和归纳； 完整记录了所有的决定、建议和责任人。 会议的时间成本 时间成本= 参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的离开工作时间+会议服务人员工作时间） 注意： 如果时间成本不太直观，则转换成金钱成本。金钱成本=开会的时间×与会人员平均每小时的薪水 直接的会议成本 直接的会议成本= 会议设施租用费 会议会场费 旅费食宿费 文件准备费 相关文件：KDC会议管理规定 路径： 公司服务器back\质量部new\ ISO9000\ISO9000文档\ISO9000文件\ 作业指导书\人力资源作业指导书 * 原因、目的、结果三者都不明确，会议毫无意义。会议的议题并不是每个人都关心的事。 会议的原因、目的、结果 7 没有将会议的议题通知到与会者，致使与会者无法确切表达意见。 会议的准备工作 6 参会者发言混乱，没有进行充分准备，表达意见含糊不清。 参加会议人的技巧 5 缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子走，无法贯彻召开会议的意图。 主持会议人的技巧 4 必须出席的人未到，来参加会议的人是可有可无的，无法对会议议题进行讨论和决定事项。 参加会议的人员 3 会议地点被安排在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 地点 2 会议安排在即将午餐时间，与会者无心开会；会议时间过长，与会者疲劳作战，效率低下。 时间 1 具体表现形式 原因 项次 *