有效报告(共5篇).docxVIP

有效报告(共5篇) 　　有效的報告方法　　報告是接受指示命令的人向下達命令的人陳述執行的結果及經過。報告是接受命令人的一項工作義務，命令與報告可說是組織內溝通的基礎，接受一份工作的命令後，若最後沒有履行報告，可說您這份工作仍未結束。　　報告的對象　　報告的對象是向您直接下達命令的主管，應該儘量避免向其它部門的主管或更高層次的主管做越級報告，除非是您的主管指示您這樣做。　　報告的時機　　報告的時機有四個：　　(1)做好計畫時　　當您做好工作計畫時，可以先向主管報告，讓他先瞭解您的計畫內容，並能藉著說明計畫向主管確認及討論一些問題；接受主管的指示，修正您的計畫，最後要讓您的計畫得到主管的認可。記住計畫是您未來行動的藍圖，計畫在得到主管認可前往往需經過多次地向主管報告及修正的過程，千萬不要中途氣餒或失去信心。　　(2)中間報告　　對一些需要較長時間才能完成的工作，您在工作進行的途中，要向主管報告您的進行狀況，一方面讓主管安心，另一方面也讓主管知道您做了些什麼事情。　　(3)緊急報告　　工作進行期間，發生了重大的問題，可能嚴重影響到目標的達成，您必須向主管做緊急的報告。　　(4)工作完成時　　工作終了時一定要向主管報告，否則辛苦的工作結果可能因失去時效而變得毫無價值。例如主管要利用您做的調查報告參加重要的會議或決定一件事情，若您工作完成後沒有向主管報告，主管可能以為您還未做好，以致放棄參考您的調查報告。　　報告的原則　　(1)口頭報告的原則　　口頭的工作報告有一些原則，您必須把握住這些原則，才能做好有效率的報告。一般新進人員　　最容易犯的缺點是報告過於瑣碎，或像寫日記般將處理的事情依發生的順序，詳細報告處理的　　經過，雖然報告的人非常努力用心地陳述，但是您有沒有想想看，聽報告的主管心裡急著想要　　聽的是什麼？那些項目是他有興趣聽的？　　主管有多年工作經驗，他知道要掌握那些重點就能瞭解您的工作進行狀況，他平日的工作非常　　忙碌，又要面對多數的部屬向他報告，因此，有效率的報告，一定要能配合主管的處境。　　如何配合主管的處境呢？下面幾個原則能讓您做出有效率的報告。　　先說結論　　主管最想知道的是您工作的結果如何，因此您報告時的順序為?結論?經過?理　　由。　　簡潔、正確　　口頭報告特別要注意簡潔、正確，千萬不要長篇大論，先說明主管最想瞭解的重　　點，陳述時要條理分明，配合適當的情報，讓主管容易理解。　　事實與主觀的感想、臆測需區別　　報告時一定要注意區別事實與自己的感覺，您進行工作時，主管並沒有身歷其境，　　他無法辨別您描述的是事實還是您自的觀感。事實和觀感是有差別的，若給主管　　錯誤的誘導，讓主管下達了錯誤的指示，這個責任應該歸咎於報告者。　　不要遺漏重點　　如何判斷什麼是重點呢？當主管交待您去完成一件工作，這項工作的結果對主管　　來說一定會有它的用途。例如，主管請您去對外洽詢年終檢討會的開會場所，此　　時主管要根據場地能否租得到來決定開會的日期，因此，報告的重點將是有那些　　適合的場地在什麼日期能租借得到及費用各是多少等等。　　是故，愈是能瞭解主管要把您的工作結果用在那裡，您將愈能把握住報告的重點，　　更簡單地說，主管的關心點就是您報告的重點。　　成功、失敗都要明言　　事情的成敗都要向主管明言，讓主管能早做準備，特別是目標沒有達成時應坦誠　　地向主管說明無法達成目標的原因，若自己有錯的地方，應坦然承認，請求主管　　原諒。　　(2)書面報告的原則　　有些報告需要書面報告，例如：　　內容複雜、數字及圖表很多的情況。　　需要正式的記錄。　　要供多人參考。　　主管指示要書面報告。　　書面報告和口頭報告一樣，也有一些原則能讓您的報告發揮報告的最大效果。　　遣詞用語要簡單易懂　　艱深及華麗的用詞用語，都不適合用在工作報告上，工作報告的用語應儘量讓人　　易懂易讀。　　標題清楚　　書面報告千萬不要像記流水帳一樣，注意標題清楚，逐條說明。　　儘量用圖表、數字說明　　圖表、數字能讓閱讀者一目瞭然，因此儘量使用圖表及數字說明。　　報告順序要合邏輯　　報告的順序要有系統、合邏輯。　　利用添附資料說明　　主管閱讀書面報告時，往往您不在場，無法立刻回答、解說主管的疑問，因此對　　一些需要加強說明的資料及證明您的觀點的資料，可以附件的方式添附在報告　　後，供主管參考。　　不管是口頭報告或書面報告，報告的內容不但是您辛勤工作的縮寫，也是主管做決定的依據，因此，不論您目前的口頭溝通能力如何或您駕馭文字的能力如何，在日後的工作態度上，您都必須正視這件工作的重要性。我們盼望您能花更多的心力注意及提昇您的報告技巧。　　迄今有效的ICRU报告集锦