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ABILITY ENTERPRISE CO., LTD Spring huang 2013.01.02 《高效率會藝術》讀书心得 Reporter : Spring huang Dept. : MFG-ENG Date : 2013/01/02 关于开会 會議失敗，浪費時間和人力同時，給了對手超越自己的機會。 會議是企業改革的開端 一場有效的會議可以帶動公司前進的腳步 你絕對無法避免開會,但你可以讓 會議更有效率. 失败会议的表现 1.沒人把開會當一回事.大家遲到,早退,開會時在文件上涂鴉，流于形式 2.大家總是忘了帶最重要的資料和數據進會議室,讓決策一延再延.(無事前準備) 3.會議裡,大家都說了很多話,但說的都不是真話.(造成錯誤分析判斷) 4.開會時,討論內容離題.(離題,開小會,會而未決) 5.實際的開會時間總是比預期多出兩倍. 6.會而不決,決而不行,像沒開過會一樣. 零產出的會議,就是一種浪費!!浪費寶貴的做正事時間！問題未得以解決甚至惡化！！ 高效率會議4步驟 高效率會議4步驟: 1,確認開會目的 以明確的目的決定會議形式,讓與會者有備而來. 2,慎選出席者 控管出席者的質與量,讓會議快又有效. 3,確定開會形式 選對開會方法,才能對症下藥,解決問題. 4,完美結束會議 確實記錄會議內容,利於追蹤檢討 讓你的會議變得有目標﹑有效率﹑有產出!!---高效率會議 Step1:明確開會目的 決策與執行：透過決策與執行會議，了解目標狀況與工作進度 解決問題:當目標與現實間有落差時,找出補差異的方法 創意發想：眾人之力.腦力激蕩找出新奇 的好點子 凝聚向心力:強化團隊意識,使用成員彼 此信賴.理解與共識. 確立會議目的,決定一場會議的好壞,也決定會議的生死 Step2:慎選出席者 會議發起人在挑選與會人員時, 參照3點要求: 1.出席者的權限: 出席者必須對於議題有決策權 --對於會中決議事項,是否具有作主的資格? --對於所達成的決議,是否具有分派任務的權限? 2.出席人數:人數過多將導致會議太長 --是否僅選擇與主題有關的人? --出席者能否在會議期間都有機會發言? 3.出席者的能力:具備相關知識,溝通技巧與決策力 --知識力:對會議目的與主題有無充分理解與知識? --溝通力:能否簡要,有邏輯地發言? --理解力:可冷靜且正確理解與思索他人發言? --判斷力:決策果決且不感情用事? 找到正確的出席者,往往決定會議的成敗,小心搗亂分子!! 小心會議搗亂分子! 1.誇大問題嚴重性; 2.會在背後損人; 3.否認問題存在; 4.習慣轉移焦點; 5.愛聊八卦 6.專拍上司馬屁; 7.拒絕改變; 8.好批評攻擊; 9.老是沉默不語; 10.經常早退或缺席. Step3:確定開會形式 選對開會的方法，才能對症下藥,解決問題! 目的 會議形式 少數人 3~30人 多數人 30人以上 決策執行類會議 由於多半是例行會議,每次議程大同小異,所以不妨選擇強力控管時間 ,確保會議順暢進行的方法,以求(速戰速決), 站著開會法 禁帶電子產品 時間限制法 主管離場 解決問題類會議 由於需要集結眾人智慧,合力解決問題,所以除了必須提供引導,讓與會者了解問題的本質外,更要確保每種聲音都有被聽見的機會 視覺會議 世界咖啡館 開放空間科技 創意發想類會議 找出創意點子幾乎是唯一的目的,所以最好能讓與會者在最舒服,自由的氣氛中發想,以發揮最瘋狂的想象力 動腦會議 環境引導 創新激蕩 凝聚向心力類會議 當團隊士氣低落,溝通出現阻礙時,不妨離開熟悉的環境,避免讓日常壓力牽絆住你的團隊, 午餐會議 移地會議 Step4: 完美結束會議 1.安排一位專門負責記錄的人 --對於會中決議事項,是否具有作主的資格? --對於所達成的決議,是否具有分派任務的權限? 2.會議記錄: --會議記錄者應具體簡潔地書寫每條發言,包含發言者及其發言內容. --除非有其它圖表附件,否則所有報告應以一張A4紙為基准,便於檢閱 及保管. 3. (檢討)會議 --亦即檢討(會議本身)(而非會議內容及決策品質)的形式,流程及必要性, --因為懂得(如何開