117劳动出版社精品课件 办公室接待工作《秘书基础》秘书基础——办公室接待工作.pptVIP

办公室接待工作 秘书基础———— 谭红“挡驾” 接待基本礼仪 三条基本原则： a尊者居后原则 b个人或者少数人优先介绍给多数人原则 c顺时针方向、由近及远原则 （6）握手禁忌 3、交换名片 （1）顺序：来访者、男性、身份低者向被访者、女性、身份高者递名片，后者接到名片后回赠对方自己的名片。人多时，按职位高低或按位置从近到远递上。 日常接待要领 迎接客人流程 （1）动作表情准备： 见到客人的第一时间，应该马上做出动作表情“3S”，然后伴以15°鞠躬，上身要以腰为轴前倾，眼睛要随着身体的前倾而向下看，不可翻着眼睛看客人。 （2）语言应对： 向客人行鞠躬礼毕后，应向客人问好，以示欢迎对方的来访。 （3）规范引领： 给客人引路时应注意行走礼仪的最高原则：“前尊、后卑、右大、左小” （6）提供服务： 等候时，介绍客人看公司宣传册、报刊； 上司与客人谈话时，端茶进门要轻轻敲门； 上茶时，先客人，后主人，从职位最高者开始； 退出会客室时，面向人退后几步，再转过身走出会议  室，并把门带上。 （5）请客人就座:进门后请客人坐上座，一般离门远、面对门的位置为上座。 接待客人 （1）接待预约客人 ②通报上司 秘书应立即通报上司，没有上司确切的答 复，不能擅自引见。 ③引领客人 秘书得到上司的答复后，秘书引领客人到接待室或上司的办公室。 3、恭送客人 （1）帮助送客 ①将客人送到电梯前，替客人按电梯的按钮，等客人上电梯后，微笑着向客人挥手告别，等电梯门关上后再离开。 ②如果送到楼梯口，要等客人转过楼梯看不见了再转身回去 ③重要客人要送到大门口 ④如果客人自己没车，要为客人叫出租车，并打开车门，关门后，向客人挥手告别，等客人的车开车视野后，再转身回去。 制定接待计划 1、确定接待规格 （2）确定接待规格的方法 ①对方与我方的关系。当对方的来访事关重大，我方非常希望发展与对方关系式，通常采用高规格接待。 ②一些突然的变化会影响到既定的接待规格，应尽量提前向客人解释并道歉。 ③对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 ④接待规格的最终决定权在领导，秘书仅提供参考意见。 2、制订接待计划 接待来访团体 ②中途与客人沟通： 秘书人员应热情大方、积极主动地与客人沟通交流。可为客人介绍公司和本地风光等，但切忌打听客人隐私和透露商业机密。 2、安排来访团体 （1）安排食宿：在确定接待规格后，确定餐饮、住宿、用车标准，秘书要做好预订工作，不可擅自提供或降低接待标准。同时要注意住宿、娱乐、宴会等方面的礼仪。 （2）迎接参观者 秘书人员在陪同上司接待参观者时，可由秘书人员到来访者的酒店迎接来宾，上司在参观地点大门口迎接。 （5）引导参观者到休息室休息 休息室一般设立在参观路线的终点。秘书要提前做好休息室的准备工作。 3、送别来访团体 如果来访团体离开的时间是在上午，那么在前一天晚上，主人一方全体陪同人员应到客人下榻的宾馆话别。 如果客人离开的时间是下午或晚上，也可以当天上午到宾馆话别。 话别时间不需过长，半个小时之内为好。 话别是应告知客人送行人员、车辆及时间方面的安排，让客人心里有数。 更新观念，塑造形象 精心策划，突出特色 规范运作，保障有力 关注细节，注重实效 不断创新，追求卓越 布置作业： 迎接来访团体 安排来访团体 恭送来访团体 1、迎接来访团体 确认细节 问候客人 双方介绍 交换名片 引导乘车 代提行李 领导相迎 迎接来访团体的流程图 （1）确认身份：接站人员提前半刻钟到达机场或车站，高举写有对方公司名称或自己公司名称的牌子或横幅等候客人出站，见到客人后要确认对方身份。 （2）主动问候客人：接到客人后要问候对方，同时应主动握手。 （3）双方介绍：主人一方应先自我介绍。 （4）交换名片：在握手、介绍后，可随即给对方递上名片。 （5）代提行李：主人一方的司机或秘书主动代客人提拎行李或代为办理托运物品的领取手续。 （6）引导乘车：应根据来访团体的人数和接待规范来确定用车。接待规格高、人数较少的用小轿车。人数多的团体可用大轿车，也可能大小轿车都用，小轿车接主宾，其他人乘坐大轿车。 特别注意： 引导客人上