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科技档案整理办法 依据文件： 国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB∕T11822-2008) 一、文件材料的收集 二、文件材料的整理 三、检索工具的编制 一、文件材料的收集 1、收集范围： 机关：基建、设备仪器等类别。 企业：产品、科研、基建、设备仪器四个类别。 2、归档时间： 产品、科研、基建档案在产品、科研项目、基建项目结束后或财务决算后三个月内归档，设备在安装调试后归档。 3、归档文件质量要求： 科技文件材料内容必须准确反映基建、设备等及其管理活动的真实情况。 文件材料要齐全完整。应该签字、盖章的地方要进行签字盖章。文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件材料应使用碳素、蓝黑墨水、墨汁或打印等字迹耐久的材料；不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红墨水等不耐久的书写材料，凡书写材料不符合要求的，应复制并与原件一并立卷。 二、文件材料的整理 1、分类： 科技档案的保管期限为永久、长期、短期。 同一项目的科技档案不需要划分年度，也不需要划分保管期限，统一按照一个期限即可。 分类的时候，各单位先根据本单位的实际情况制定分类方案，每个单位的分类方案不是固定的。依据分类方案，先将科技材料按照基建、设备等大类分开，然后再进行细分。 基建档案：一般先按工程性质或用途分类。 设备档案：一般先按设备性质或用途分类。 科研档案：按科技项目的内容分类。 产品档案：按产品类型进行分类。 2、组卷： 基建档案按工程项目整理一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征地、拆迁、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收材料、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建等不同阶段的文件，组卷的时候可以将同一工程项目内的所有文件材料按时间先后顺序装一盒或几盒，图纸装一盒或几盒。 设备档案按设备仪器型号组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质量保证书等）、安装调试、维护使用、更新改造等文件材料。组卷的时候按形成阶段、内容结合数量多少确定组合。 科学技术研究档案按课题整理，即同一课题内的所有文件材料按时间先后顺序装一盒或几盒。 产品档案按产品类型整理，即同一产品内的所有文件材料按时间先后顺序装一盒或几盒。 3、修整卷内文件材料： 同一盒内文件材料的规格应当基本一致。规格小不易装订的文件材料，如表格、原始记录、合格证等，应当平行或阶梯式托裱在标准的白纸上，并按自左而右、自上而下的顺序在被托裱的文件材料的右下角自“1”起编写固定号，托裱纸底部加注“此页共×张”标记。大于A4规格的文件材料，应当折叠为A4统一幅面，图纸采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏外露，图纸采用装订形式的应当留出装订位置。对装订时可能出现压字的文件材料，应当逐页在装订位置托裱装订边条。修补、托裱破损的文件材料。 4、装订： 将每份文件或反映同一问题的文件材料用细线三孔一线装订在一起作为一件，装订前去掉易锈蚀物（如大头针、订书钉、曲别针）及塑料皮，装订位置在文件材料的左侧，三点相隔8公分，线头系在背面。 5、编页号： 以装订件为单位用铅笔编写，有书写内容的页面为一页，每件的页号均从“1”开始。页号的位置正面在右下角，反面在左下角，托裱的文件材料，托裱纸的一面为一页。 卷内文件目录、备考表不编写页号。 6、排列卷内文件材料顺序： 同一阶段的文件材料按时间先后顺序排列。 文字材料和图纸材料在一起时，文字材料在前，图纸在后，有编号的图纸按图纸编号排列。 有译文的外文材料译文在前，原文在后。 7、加盖并填写档号章： 在每份文件首页右上角空白处加盖档号章，如果右上角有字的话可以稍微偏一下。盖档号章的时候用黑色的印油。 档号：根据本单位分类方案的内容，基建、设备、科研档案即同一工程、同一类型、同一项目编制流水号，每一盒内所有文件材料的档号相同。 档号结构：全宗号—一级类目代号—二级类目代号—案卷顺序号。没有全宗号的单位全宗号空下。 例如：全宗号为6的单位，基建工作类办公用房第四卷（盒）档号为：006-JJ02—004 序号：文件在本盒内是第几件，每一盒从1开始编写流水号。 8、填写卷内目录： 档号：本卷（盒）文件的档号。 序号：按卷（盒）内文件（连续编号的图样为一件）排列的先后顺序填写，一卷（盒）一个流水号。 文件编号：文件的文号或图纸的图号或设备、项目代号。 责任者：文件材料的形成单位或个人。多个责任者的可以选取两个重要主要责任者进行填写。 文件题名：该份文件或图纸的名称，一般应当照实抄录，无题名或题名不能反映文件材料内容的的自拟题名，外加“[]”号。 日期：本份文件材料的形成日期。填写日期时，时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不