文书档案分类与整理实务讲义.ppt

按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征 三、卷内文件整理 检查调整组卷 检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间的有联系； 检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件； 检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少； 检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物等，及时进行修整。 四、文件修整 一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。 五、文件装订 归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。 对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 装订方式和用品：常用的有三种 线装：缝纫机轧线 粘接式：包角 变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行 (二