行政采购流程.doc

行政采购管理流程 一、管理目的 规范行政采购行为，整合公司资源，统一调配公司行政用品，节约财务成本。 二、适用范围 １.适用部门 行政采购管理流程适用于行政采购过程中所涉及的所有相关部门，这包括公司所有职能部门，其中商品部是采购实施部门。 ２.适用对象 行政采购管理流程适用于公司除商品、商标辅料、道具以外的所有行政办公用品的采购。 三、行政采购管理　　 . 行政需求计划管理 由公司各职能部门根据工作内容需求，提交《行政办公用品需求单》至商品部，公共使用类的办公用品有行政部门统一采购。 要求：各部门的需求计划必须按月制定，在每月日前完成并提交。 对专业性办公用品的采购，由所需部门协助商品采购部门共同采购。 .《行政办公用品需求单》的审批流程 《行政办公用品需求单》填写要求 《行政办公用品需求单》用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况下，但部门又确实需要使用时，填写该单据。 《行政办公用品需求单》须填写完整、准确，涂改的《行政办公用品需求单》商品部有权退回不予受理；《行政办公用品需求单》须由部门负责人亲笔签署；《行政办公用品需求单》原件提交商品部。 《行政办公用品需求单》审核 商品部对各部门的《行政办公用品需求单》进行同类汇总，并在个工作日内完成评估，评估的依据是公司全年预算及库存状况。 审核后的《行政办公用品需求单》提交董事长审批。 审批通过的《行政办公用品需求单》由商品部制订采购计划，未通过的，《行政办公用品需求单》退还申请部门。 要求：各部门递交《行政办公用品需求单》时必须遵循节约的原则。 .行政采购计划制定 行政采购计划由商品部根据审批通过的《行政办公用品需求单》统一制定。 行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后实施。 要求：行政采购计划须明确采购实施时间、要求商品入库时间、采购单价、资金预算、付款计划等。 .行政采购 供应商评估 商品部负责根据审批后的行政采购计划对供应商进行考察、评估。 除非临时急需，对任何办公用品的采购，都应是进行询价、比价、议价，并将最终议定价报相关部门和领导同意后，方可实施采购任务。 建立供应商基础信息档案。 供应商基础信息包括：三证、公司名称、详细地址、交货能力、交货方式、联系人、联系电话等。 .２供应商谈判、签约 经商品部考察、评估合格的供应商，双方就所要采购的产品进行询价和议价后，双发达成一致签订合同，在与公司签订合同（包括生产管理合同、授权管理合同、产品定购单等）后，建立产品供应关系。 要求：《采购合同》按公司合同审核流程执行。 .３《行政办公用品定购单》实施 在合同有效期内，根据《行政办公用品需求单》和商品的库存情况以及商品供应单位的生产能力和交货能力，制定《行政办公用品定购单》，传真至商品供应单位，并经供应单位盖章确认后寄回。 要求：按公司合同审核流程执行；与已签订的尚在有效期内的合同一起存档备查；定购单一式三份，供应商、商品部、法务部各执一份；定购单须为原件，不得以传真件、复印件为存档文件。特殊情形下定购单原件未及时返回的，可临时按复印件或传真件、电子文件等方式安排生产，由商品部负责跟踪双方签章过程。定购单内容必须包括：产品名称、颜色、规格（尺码）、数量、交期、包装及运输方式、付款方式、财务票据凭证、违约责任等；分次分批交付的，须写明每批次交付的数量及规格比例和颜色比例。 《行政办公用品定购单》履约过程中的调整 当原《行政办公用品定购单》要求的交货时间和数量不能满足销售部门的销售需求，应及时与商品供应单位沟通，在其交货能力允许的前提下，调整原《行政办公用品定购单》的交货时间和数量，以尽可能满足销售部门的销售需求。 《行政办公用品定购单》履约过程的跟踪 跟踪商品的交货情况与《行政办公用品定购单》规定的要求是否相符，这包括：交货时间、交货商品、颜色、规格（尺码）、数量和质量等。 异常报告 如发现不符合《行政办公用品定购单》载明的要求或可能出现异常，应在知晓或发现后一个工作日内填写异常报告表，提交部门负责人、行政办公用品采购申请部门和法务部，由各相关部门出具对异常情况处理意见后，报送董事长审批执行。 .４. 行政办公用品验收 行政办公用品到货签收 每批次办公用品到货，都必须由行政办公用品负责人清点验收，混箱包装必须当面打开清点，验收无异议的，由负责人签收，并注明签收的办公用品单位（箱套）；如验收有异议，应立即由仓储物流负责人和商品供应单位沟通，经办公用品供应单位确认后出具凭证，收货签收单必须由送货单位签字佐证（内容包括：运输单位、车牌号、送货人、差异商品及数量等信息），并立即通报部门领导，未经商品供应单位确认的不得签收。 行政办公用品入库审核 每批次办公用品入库，都必须由商品部审核批准，审核内容主要包括：入库的商品及其款式、颜色、规格、数量是否和《行政办公