董事长工作人员工作细则(DOC).docVIP

****集团有限公司 秘密文件·内部使用 第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 15 页 董事长工作人员工作细则 一、办公室环境卫生维护 1.董办内勤早上到公司后，必须在九点钟上班前把董事长办公室打扫干净。 2.要求：办公桌及桌子下面、椅子、书柜、冰箱、沙发、茶几和黄花梨饰品及办公用品等要逐一擦拭，要做到一尘不染；办公桌后面的小抹布要保持干净湿润。 3.把办公室内空调打开：平时保持25度，中午热时调到24度，晚上冷时调到26度，开中/低档风（或根据天气变化，以实际需求为准），原则上不开高档风。 4.根据天气情况，把窗纱和窗帘调到合适位置，保证室内光线充足而不刺眼。 5.检查空气清洁器，及时加水，永远保持在高水位线，并调到合适档位。 6.检查董事长办公室和卧室内的加湿器的水量，保持在适当水位。 7.检查电热水壶里的水量，并适当添加饮用水（矿泉水/纯净水）。 8.要定期给黄花梨饰品台面上的小玻璃杯加水。 9.把电脑打开调到监控界面；用户名：jianhe，密码：121330；顺序，由上至下，由左至右分别为：开放办公区1，开放办公区2，开放办公区3；高管通道，大厅，秘书区；北步行梯，电梯厅，南步行梯。 10.检查办公桌的电子钟，必须保证准确。 11.检查笔筒的笔是否整齐，是否都有墨水；打印机是否有墨、纸等；办公室的日常用品要不定期检查，没有及时补充。 12.给水杯倒好热水，水量为杯子的2/3，放在电话旁（如为空杯则放在后边的茶几上）。 13.卧室内：电视柜、床头柜、茶几，藤椅和木地板地面要擦拭干净。 14.洗手间：每天清扫，卫生间的玻璃镜子、台面（洗手池和柜子）、马桶都应进行清洁；洗手间的毛巾3天洗一次；香皂、洗厕灵、卷纸、垃圾袋和浇水壶在洗手台下面柜子里，要定期检查及时更换，物品摆放要整齐有序。 15.卧室木地板和卫生间地面要单独拿抹布擦拭，并将拖鞋上的灰尘和地毯绒毛等清理干净。 16.办公室地毯要和保洁协调好，及时吸尘和清理。 17.文件处理：将当天要提交的文件放在办公桌左上角指定位置，已经批阅的文件进行登记并及时归档和反馈给呈报人。 18.办公室卫生要在上午9点前完成，最后全面检查一遍，没有问题，锁好办公室，出来工作。 二、早上接董事长 1.董事长每天会根据日程安排告知随行秘书，第二天来家迎接的时间；原则上每天上午8:15到董事长家住小区等候。 2.董事长随行秘书应及时通知司机，提前10-15分钟到达董事长家里（一楼大厅/B2车库），同时随行秘书要给董事长邯郸号码的手机发送短信，短信内容为：董事长，我们已到您家，在地下车库（或一楼）等您。 3.如果到了规定的时间，董事长还没有下来，则应在10-15分钟后打电话提醒；如是手机关机则应每隔15分钟打一次电话提醒，询问日程安排是否改变，根据董事长指示安排工作。 4.此时秘书应在电梯口等候董事长，同时通知司机将车停在指定位置等候。 5.接上领导后，随行秘书要根据情况，适时请示董事长是否在单位用早餐，得到指示后，应及时以短信形式向董事会办公室通报；如跟董事长同车的还有其他客人，要询问同车人是否一起在单位用早餐，待董事长乘车快到单位时，应再次以短信形式通报，以便餐厅开始准备，确保董事长进入餐厅后及时吃到冷热可口的饭菜。 6.在通报时，随行秘书以短信形式分别向：董办主任或副主任通报行程和用餐需求等信息。 7.在适当时间向董事长汇报交办工作的完成情况，同时进一步核实日程安排；对于董事长交待的工作要及时记录，到公司后要第一时间进行办理。 三、董事长到公司 1.董事长到公司后，董办内勤应从行政秘书手中接过公文包，拿门禁卡给董事长开门。 2.到办公室后内勤要把董事长的公文包轻轻放在（不可推入）办公桌左侧板台底下的小方格柜子里面 ，董事长脱外套要给挂好。 3.内勤要向董事长汇报，都有什么人有事要找董事长，问什么时间方便，董事长定完时间要马上通知约见人员。 4.董事长到办公室10-20分钟后，董事长工作秘书和行政秘书要看情况一起进董事长办公室，提醒当日行程、汇报工作或接受工作安排。 四、来客接待 （一）公司内部人员来访： 1.董事长直接管辖的集团高管和直接管理的工作人员，在董事长办公室没有客人的情况下，不需要预约，董办内勤可直接安排进入与董事长见面。 2.董事会办公室主任、副主任、秘书在董事长办公室没有客人和上级领导谈话的情况下，根据工作需要可随时与董事长汇报工作。 3.集团其他人员如有事情需要当面向董事长汇报，则由董办内勤或董事长工作秘书通过预约联系后，根据董事长时间安排，进行约见。 4.董事长接见集团人员时，如为临时性谈话，则不用倒水；如超过一小时或在为董事长倒水时，则应视情况为接见人员倒水。 （二）公司外部人员来访： 对于集团外部客人来访，一般情况下，董事长会提前交待并根据来客重要性或