借款和费用报销及审批程序制度(初定).docVIP

泡泡噜（浙江）服饰有限公司 借款和费用报销及审批程序制度 一、总 则1、为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、及其他费用等。3、本制度适用对象为公司总监及以下人员，总经理及以上高层管理人员费用按实报销，无出差补贴。 二、备用金借支程序 4、各部门人员为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。5、备用金借支程序：借支人填制借支单，按第12条规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借支人支付备用金，同时借支人须在记账凭证上签字。借支2000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。6、管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须经财务部和总经理认可。7、备用金借支人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金，实行定额备用金的借支人须每2个月结清一次。借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。（特殊需要例外）8、借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。 三、费用报销程序 9、费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，按第13条规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。10、对原始票据的要求：⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；⑵、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧*粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。票据须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。⑶、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务流水号或出口发票号并签名。⑷、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。11、费用报销后，由财务部记入个人费用登记簿， 按月上报总经理审核。业务员的费用列入个人销售费用进行成本考核。 四、审批权限12、备用金借支和费用报销的审批权限：备用金借支和费用的报销由部门经理确认签字，行政总监审核，财务部经理复核后，报总经理审批。行政总监、财务经理和总经理、董事长的备用金和费用报销交财务审核、总经理审批。 五、出差补贴标准 13、定义：出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。14、公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。15、公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。16、按出差区域不同补贴实行全额包干制，包干标准见下表（住宿+出差补助=小计），交通费用以实际产生费用报销 16.1、出差时间以离开固定工作岗位开始计算 16.2、 级别 总监 部门经理 主管 员工 酒店标准 3星或同类 2星或同类 商务或普通 商务或普通 A类区域 380+100=480 300+80=380 250+60