办公室管理制度(1).docVIP

办公室管理制度 为创造绿色办公环境，保障员工身心健康，特制定“绿色办公”环保准则： 一、办公设备维护 1. 电灯与电器设备 （1）在午休、加班时，关闭部分电灯，不用的电脑也要及时关闭，或设置成节电状态；下班后，关闭办公室内所有的灯、电脑等电器。 （2）及时关闭会议室的电灯，可在会议室出入口贴标识以提醒员工随手关灯。 （3）天气晴朗的时候，使用自然采光。 （4）采购新电器用品时，在考虑价格因素的同时，尽量挑选省电、省能源的产品。 2. 通风设备及空调 （1）及时关闭会议室的中央空调、可在会议室出入口贴标识以提醒员工随手关闭空调。 （2）对办公室内的空调进行及时检修与维修，确保空调运行状态良好；及时清理空调及通风设备的隔离网。 （3）控制室内的空调温度，适宜的温室一般是26度。 （4）在天气好的时候不开空调，引入自然风。 （5）使用空调时，随时关闭门窗、窗帘，可以有效降低夏季室内日照的强度。 二、办公环境卫生维护 1. 节约用水 （1）随手关上水龙头，遇到没关紧的水龙头马上关紧。 （2）为保护水源、减少污染，应尽量使用无磷洗涤剂、可降解清洁用品等。 2. 有效减少废弃物 （1）提倡使用电子邮件传发信息，或者以传阅文件的形式，减少复印纸张。 （2）提倡减少一次性用品的使用，如纸杯等，多使用瓷器或者塑料用品。 （3）提倡减少纸巾的使用量，多用抹布、毛巾。 （4）鼓励在办公室内使用电器时，尽量使用交流电，减少废电池量。 3. 办公用品回收再利用 （1）提倡打印、复印时，将单面用过的纸回收再利用。 （2）设立“办公用纸分类回收箱，可以分为办公用纸、报刊报纸及包装用纸回收箱三类，分别收集双面用过的复印纸、旧信封、信纸、报纸、复印纸、包装纸。 （3）提倡使用再生纸，可替换内芯的笔、碳粉盒和充电电池及其它可循环使用的物品。 3. 改善办公室内工作环境 （1）定期维修产生噪音的空调和通风设备。 （2）办公区域禁止吸烟。 （3）定期清洁地毯及棉纺织物的家具。 三、办公用品（物资）采购和申领 1. 职责：行政部是办公用品的归口管理部门，负责办公用品的配置、统计、采购、发放、维修、更新等工作。 2. 物品申购：日常用的办公用品由行政文员根据预计的用量与库存情况，在每月月底前向上级提交《物品申购单》并通过钉钉申请采购，经上级审批后进行采购备货；其它非日常用的办公用品，由各部门填写《物品申购单》，根据相关程序签批后方可购买。 3. 采购流程：（1）日常办公用品：行政文员填写《物品申购单》→行政部主管审核→财务部审批→总经理审批→董事会审批→行政部组织采购。 （2）其它非日常办公用品：申请部门递交办公用品采购人员编制的含三个以上供应商报价的《报价汇总表》交由部门经理审批。审批通过后，在钉钉上申请物品采购→部门经理审批→行政部主管审核→财务部复核→总经理签批→董事会签批→行政部组织采购或由部门同事采购后凭纸质凭证进行报销。 4. 办公用品验收入库 办公用品采购回公司后，行政文员负责验收（专业仪器、设备等需会同相关专业技术人员一起验收）。验收合格后，需填写《办公文具出入库月统计表》（或《固定资产入库单》），办理相关入库手续。属于固定资产的，由财务部登记造册。不合格物品退回供应商。 物品领用：各个部门如需领用办公用品，需在《物品领用登记表》上进行登记，一次性消耗品写明领用时间；用后归还物品，需写明领用时间和归还时间，以便行政部进行统计和安排。