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办公文书管理制度 制度名称 办公文书管理制度 编 号 执行部门 第1章 总则 第1条 目的 为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。 第2条 管理原则 准确、快速。 第3条 适用范围 本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。 第2章 文书的种类 第4条 文书的范围 本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。 第5条 文书保密等级划分 1．绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。 2．机密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。 3．秘密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4．普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。 第3章 文书制作规范 第6条 文书的制作要领 1．文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。 2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。 3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。 4．修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。 第7条 文书的起草 文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。 第8条 文书的署名 1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。 2．对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总经理职务与姓名；如果是总经理委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。 第9条 文书的盖章 1．在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。 2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。 3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。 第4章 文书的格式要求 第10条 封面的要求 1．一般情况下，十页以内的文书可不加封面。 2．确认需要的文书可以加上封面，如规划、纲领性文件、规章制度和材料汇编等。 3．封面可使用必要的文字和司标，但不使用花边和图案。 第11条 标准文书格式 标准文书一般由眉首、主体和版记三部分组成。文书中涉及的字体、颜色、行间距等需遵公司统一规定。 1．文书眉首是指文书首页红色横线及以上部分，包括发文单位标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度等内容。眉首部分一般占文书首页的1/4到1/3。 2．文书主体是指红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期和印章等组成。 3．文书版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送（抄报、呈报）单位、印发栏（撰稿、核稿）等部分。 第12条 简化文书格式 简化文书一般保留标准文书中的主体部分，省略标准文书中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。 第13条 标准文书和简化文书的选择使用 1．对外正式行文时一般采用标准公文格式，并可省略版记。 2．命令（令）、决议、决定、通报的行文格式均采用标准公文格式。 3．以公司名义下发（加盖公司印章）的通知和会议纪要，只采用标准公文格式。 4．报告、请示、批复、意见、函的行文格式可采用简化公文格式。 5．以职能部门名义（加盖职能部门印章）在本部门下发的通知和本系统下发的会议纪要，采用简化公文格式。 第5章 文书的收发 第14条 文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。 1．如是一般文书，予以启封并分送各部门。 2．将私人信件直接送交收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。 第15条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。 第16条 需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。 第6章 文书的处理 第17条 普通文书处理 1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。 2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。 第18条 机密文书处理 1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。 2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受