办公用品管理规定(草拟版).docVIP

文件名称 办公用品管理规定 编号 YCZ-XZ-006 版本 1.0 页码 第 PAGE 3页 共4页 文件名称 办公用品管理规定 编号 YCZ-XZ-006 版本 1.0 页码 第 PAGE 1页 共4页 一、目的 为规范公司办公用品的申请、采购、保管、领用发放等程序，有效地控制办公费用，节约开支，结合公司实际，特制订本管理规定。 二、适用范围 本制度适用于壹车族总部及下属各分公司。 三、生效日期 本规定自2018年4月1日起开始生效，至新的办公用品管理规定出来后终止。 四、职责 1、总部人事行政部：负责总部各部门每月办公用品需求统计、申请、采购、保管、发放等工作。 2、各分公司综合部：负责各自分公司每月办公用品需求统计、申请、采购、保管、发放等工作。 五、内容 1、办公用品的定义。本规定的办公用品：是指公司员工工作所需的办公文具（如本子、笔等）、办公耗材（如打印耗材等）、日杂百货类（如生活用纸、清洁用品等）等物品。 2、办公用品的分类。办公用品分为两类：消耗性办公用品和非消耗性办公用品。 2.1消耗性办公用品包括：个人消耗性办公用品和公共消耗性办公用品。 （1）个人消耗性办公用品包括：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、笔芯、白板笔、回形针、大头针等。 （2）公共消耗性办公用品包括：复印纸、墨盒、清洁袋等。 2.2非消耗性办公用品包括：资料框/夹类、剪刀类、长尾夹、直（卷）尺、订书机、笔筒、计算器等。 3、办公用品的需求统计 3.1各部门每月应根据实际工作情况对次月所需的办公用品种类、数量进行统计，汇总填报完成次月的《办公用品需求表》(见附件1），并于每月25日前必须将此表发至总部人事行政部或各分公司综合部。 4、办公用品的采购申请 4.1总部人事行政部和各分公司综合部应对各部门提交的次月《办公用品需求表》（见附件1）进行汇总整理，然后对其所需的办公用品进行供应商找寻、然后询价筛选（可通过当地的实体店或网络渠道进行），形成月度的《办公用品采购计划表》（见附件2）,并将供应商相应资料进行存档备案。 （1）办公用品实行月度预算经费管控制度，每月采购办公用品标准为300元，超出标准不予以审批，如采购物品已超出当月办公用品费用标准，可以叠加前后两个月份的费用进行办公用品采购，叠加的月份会进行相应费用分摊，并列入当月已采购范围，后续不可再申请此月份办公用品的采购。如有特殊情况，视具体情况而定。 （2）公共消耗性办公用品每月按照实际使用进行采购报销（例如复印纸，每月不能超过5包/月）且需在采购计划范围内，超出采购范围不予以审批。 4.2总部人事行政部和各分公司综合部应于每月28日前在钉钉系统上提交“办公用品采购申请”（需附详细的次月的办公用品采购计划表及本月的办公用品入出库存台账表)，然后按流程依次等待领导审批。 4.3办公用品采购申请流程 注：办公用品采购计划各部门需在每月25日前通过企业邮箱发送至人事行政部，人事行政部以及分公司综合部需在28日前提交办公用品采购计划。 4.4 对在钉钉系统上提交的“办公用品采购申请”，经公司相关领导审批通过后，总部人事行政部和各分公司综合部方可对其申请的办公用品需求进行“实物采购”，在钉钉审批通过后尽可能在五个工作日内将办公用品采购到货。 4.5总部人事行政部和各分公司综合部要及时掌握各处办公文具用品市场价格和最佳采购日期，在保证质量的前提下，努力降低采购成本。 5、办公用品的入库保管 5.1办公用品采购到货后，总部人事行政部和各分公司综合部应及时将采购的办公用品入库进行保管。 5.2总部人事行政部和各分公司综合部必须清楚地掌握其办公用品库存情况，所有办公用品应按种类、规格、数量、单价等建立《办公用品入出库存台账表》（见附件3），定期盘点，做好物资进、出明细帐登记，做到账物相符；且每月底将本月的《办公用品入出库存台账表》（见附件3）发至总部人事行政部备案。 6、办公用品的发放、领用 6.1总部人事行政部和各分公司综合部应根据最终钉钉系统上审批通过后的《办公用品采购计划表》（见附件2），将入库的办公用品按各部门提交的需求申请进行实物发放，且各部门需在《办公用品发放登记表》（见附件4）上进行领用签收。 6.2若当月各部门有额外需领用的办公用品，可在总部人事行政部或各分公司综合部进行申领（若所需领用的办公用品还有库存），领用时需在《办公品领用登记表》（见附件5）上进行签字，且所需领用的办公用品也将列入本部门次月的已采购范围，后续不可再申请此数量的办公用品采购。如有特殊情况，视具体情况而定。 6.3办公用品的领取以“适用、节约”为原则，消耗性办公用品中的笔芯、笔记本的领取原则上每人一支/本。非消耗性办公用品，