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办公管理制度 第一章 日常办公规范 第一条 办公与考勤 1、公司实行行政人员固定时间办公，非行政人员弹性办公（不固定时间）的工作制度。公司固定办公时间（即正常工作时间）为每周五天（周一至周五），9：00一17：30（中午、1 1：30一13：00，办公人员可自由安排1个半小时的午餐时间，但对外接待不受影响）；所有行政人员和非行政人员（统称办公人员）在固定办公时间内应严格遵守办公规范，在非固定办公时间（周一至周五的上午9：00之前和17：30之后，以及周六周日、节假日全部时间）应遵守基本办公规范； 2、公司采用签到考勤制度，行政人员上下班考勤需亲自签到，因故未签到或外出办事，应提前填写“外出登记或直接在行政人事主管备案；行政人员在任何情况下都不允许代人签到，一经发现，应给予通报批评并录入年终综合考评档案； 3、迟到或早退：按照公司规定的正常上下班时间，仃政人员晚到或提前离开20分钟以上时间即视为迟到或早退； 4、考勤及工时记录汇总统计月度：本月1日至本月30或31日为一个统计月度，统计月报表以每月25日为截止日进行统计汇总：行政人员的考勤报表按签到时间汇总； 5、每月迟到累计不得超过3次，超过3次（含）以上者，行政人事主管可给予书面警告；六个月内（自初次收到警告信之日起计算）累计两次书面警告，可给予一次严重警一年内（自初次收到警告信之日起计算）累计两次严重警告，应视为严重违纪并可给予解除劳动合同处分。 第二条 办公基本要求 1、办公期间须佩戴电子门卡，整层办公楼内共有二道电子门禁，出入门禁必须刷卡并随手关门； 2、办公室窗帘由行政部门统一管理，请勿擅自升高或降低； 3、员工需着正装，T恤、短裤、牛仔裤、拖鞋为着装禁忌；仪容仪表整洁大方，上班期间头发梳理整齐，男性员工不留长发，女性员工不梳异型发式、不化浓妆； 4、工作期间的所有正式会议须需讲普通话，注意文明用语，使用礼貌称呼； 5、办公区域内应避免高声喧哗，接待来访、业务洽谈须在会议区域进行；接待客户或非本司人员进入办公区域参观时，应不影响人员正常办公为限； 6、使用电话应注意用语简洁并控制好音量，以免影响其他同事；适时调整手机铃声，办公区域应当调低电话音量，讲座、培训或会议中务必取消手机铃声；任何时候（包括夜间、周末或节假日）手机为开机状态； 7、保持勤俭节约的习惯，避免浪费使用水电、纸张等资源性物质； 8、注意保持办公环境整洁舒适，并随时保持个人使用的桌面、座位与地毯区域的整洁；整层办公楼严禁吸烟，会议及办公区域内严禁用餐；吸烟及用餐需到指定地方； 9、爱护所有办公设施和设备，增强安全环保意识。如发现办公室内桌椅、公共区域电器、物品等有损坏，请及时联系行政人事部处理，或主动报修； 10、行政文员负责为所有办公人员提供复印、打印、传真和其他文函收发服务；传真信件均应进行登记；对外发函的收据和凭证应交由委托交办人妥善保管。 第三条 办公电话使用 前台负责按照如下原则处理所有外线电话呼叫。 在办公时间内，使用“您好，xxx基金”、在非办公时间使用“您好”； 会议区域的管理与接待 （1）会议区域由行政人事部负责统一管理，一般性的会议由前台负责安排，前台应据来客人数和会议内容，合理安排相应会议室，重要会议由行政人事主管安排。 （2）会议进行完后，使用会议室的办公人员应尽快通知前台以便及时安排和整理。 （3）访客到前台，前台行政人员负责用内线电话通知被访者，被访者应亲自出面迎接。 （4）在与被访者通话确认后，访客可由前台行政人员引领进入被访者指定的会议室。 （5）需要等候的访客，由前台决定使用会议室供访客等候，禁止任何访客在无办公人员陪伴情形下自行进入办公区域。 （6）对接待有特殊要求的贵宾，被访者应负责提前知会前台，并事先做好相关准备。 第四条 对办公设施、设备及用品的基本要求 1、照明和空调设施：在办公时间内，所有办公区域需保持正常照明。所有办公室和会议的照明（日光灯）为为独立或者分组控制系统，办公人员应视情况合理使用，并在离开时确认自己是否属于最后离开人员，最后离开人员应保证所有属于个人办公区域内的照明开关处于关闭状态。如在办公时间内，需中途离开（外出、开会、中午用餐等）二十分钟以上时间者，请关闭独立办公室灯具。空调系统为整层控制，由物业管理公司负责，休息日（周六到周日）系统关闭，需另行付费使用，如需开启请提前告知行政人事主管与物业管理公司协调。 （1）复印机、打印机、碎纸机、饮水机：公司提供的复印机、打印机、碎纸机和饮水机，按各区域办公人员就近原则使用；所有使用人均有责任保证此类设备正常使用，如出现异常，应及时通知行政人事主管。 （2）办公用品 （a）公用办公用品实行领用制度，需要时告知行政部门，由行政文员统一发放；若非紧急情况急需领用，应提前告知； （b）在茶水柜内放置用于