部门文件管理办法.docVIP

LOGO XXXXXX公司——XXX部 文件编号 HR-01 文件版本 C/0 部门文件管理办法 生效日期 第 PAGE 1 页 1.目的 规范行政人事部各类文件资料的管理。 2.适用范围 本办法适用于部门内所有工作人员。 3.定义 无 4.职责 文件管理员：负责各类文件的统一管理。 部门经理：负责指定部门文件管理员（兼任）；负责各类外部文件的接收；负责对文件管理进行监督检查。 其他工作人员：遵循本管理办法的有关规定开展工作。 5.内容 5.1文件的分类 与部门工作相关的文件分为以下4大类： 内部工作记录表单 工作固定表单记录：主要为工作中用到的备案表单，分为行政工作表单和人事工作表单。 工作非固定记录：工作计划、工作报告、工作组织资料（如消防演习、大型活动策划组织资料等）及其他。 外部工作联系文件 收到的外部门工作联系单，外部门工作通知及其他有要求的资料（如外出资料审批单、外出活动安全责任书等） 总经理签字审批的各种工作文件（内部工作固定表单记录除外） 发出的工作联系单 体系办备案下发文件 包括本部门备案文件、外部门备案文件 外来文件（外单位文件） 政府部门、管理处等外部机构单位下发的通知及工作要求资料等 5.2文件的接收与归口管理 5.2.1外部工作联系单、外部门工作通知及其他有要求的资料的接收人为部门经理，部门经理根据联系内容安排后续工作，相应的工作执行责任人将工作联系单复印一份自存，原件交文件管理员保存。 另外总经理签字审批的各种工作文件（内部工作固定表单记录除外）和发出的工作联系单统一由文件管理员保存。 5.2.2体系办备案下发文件的接收人为部门经理，统一交由文件管理员保存。 5.2.3外来文件的接收人为部门经理，部门经理根据文件内容安排后续工作，相应的工作执行责任人将文件复印一份自存，原件交文件管理员保存，文件管理员须按照《文件和资料管理程序》有关规定在文件上加盖“外来文件”的蓝色印章，并在《外来文件登记、发放（回收）记录表》上进行登记。 5.3文件的保存与归口管理 5.3.1内部工作记录表单 工作固定表单记录：除需要放入人事档案袋内的文件以外，其他的工作固定表单使用之后统一放置在固定的地方（公共区域），以便统一管理和工作检查。各工作人员须在每月月底前将上月工作记录表单放置在固定地方。 文件管理员负责统一管理，包括督促检查文档是否按时完整的归置在固定地方，并有权要求其他同事纠正不符合规定的做法。文件管理员须对公共区域各类文件进行不定时的整理维护，保证文件整洁有序。下文中涉及公共区域文件管理的参照本条执行。 工作非固定记录：无特殊要求的可自行保存，否则需放置在公共区域，如消防演习、大型活动策划组织资料等。 5.3.2外部工作联系文件 由文件管理员统一放置在固定地方（公共区域），可供随时翻阅。 5.3.3体系办备案下发文件 由文件管理员统一放置在固定地方，并负责管理，每月1日将汇总更新的备案文件电子版及《文件目录》备份发送给部门经理。 因工作需要查阅备案文件的，需在文件管理员处使用《备案文件借阅登记表》进行登记。 5.3.4外来文件（外单位文件） 由文件管理员统一放置在固定地方（公共区域），可供随时翻阅。 5.4部门文件备案管理规定 文件管理员负责与体系办的文件备案接口工作。 部门内各工作人员涉及到需要制定工作相关的流程、制度等文件时，参照以下流程进行： 序号 流程图 流程说明 责任人 1 拟写初稿 拟写初稿 拟写初稿，完成后交部门经理审阅（也可视情况提请部门其他同事讨论） 制定人 2 交经理审阅NOOK 交经理审阅 NO OK 经理审阅，给出修改意见，如无意见则进入步骤4，如有意见进入流程3。 经理 3 修改 修改 根据经理审阅意见进行修改，该步骤可能反复多次 制定人 4 内部定稿 内部定稿 经理审阅无意见，内部定稿 5 传阅 传阅 视文件的具体情况，有必要进行外部门传阅的则进行该步骤，使用体系办表格《文件传阅意见单》 制定人 6 修改、回复NO 修改、回复 NO 根据收回的外部门传阅意见，进行修改和回复，交经理审阅 制定人 7 OK交经理审阅 OK 交经理审阅 经理审阅，没有意见进入下一步骤，否则返回修改 经理 8 最终定稿 最终定稿 定稿，自行修改格式，加封面 9 交文件管理员审核格式NOOK 交文件管理员审核格式 NO OK 将文件电子版交文件管理员审核格式，没问题进入下一步骤，有问题返回修改 制定人、文件管理员 10 签字审批 签字审批 需要签字的地方为文件封面 制定人 11 交文件管理员前往体系办备案 交文件管理员前往体系办备案 将文件纸质版和电子版交文件管理员，前往体系办备案，前往备案需填写体系办表格《文件新制、修改、废止申请表》 制定人、文件管理员 5.5文件的传阅与登记管理 对于体系办备案下发的