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公司新版公文管理办法宣讲 2014年12月05日 总经理办公室 目录 一、总则 二、公文范围 三、公文分类 四、公文格式 五、公文标识规则 六、行文注意事项 七、发文程序 八、外来公文管理 背景知识介绍 2012年7月1日起执行新的国家规定和标准： 2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。 2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）（此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订）。 背景知识介绍 公文的定义：所谓公文(即公务文书)，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。 “文件”有广义和狭义之分。广义的“文件”，是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”，指的是具有法规性、知照性和特定(固定)版头的公文。 背景知识介绍 公文的地位和作用：公文处理（写作）工作水平代表一个机关（单位）的决策水平、工作水平及整个领导管理水平。公文处理是各级党政机关一项重要的不可或缺的公务行为，是机关（单位）之间进行工作联系的纽带与桥梁，在党政机关、行政机构以及人民团体、企事业单位的实际工作中具有不可替代的作用，是提高工作效率，增加上下级、同级之间协调沟通的有效载体。公文以其严格的行为规范和体式要求，同其他工作系统有着紧密的联系，在各级各类的机关业务工作中发挥着重要的枢纽作用。主要有10大作用，即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递信息作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用。 背景知识介绍 公文的特点： 鲜明的政治性。 法定的权威性。 特定的作者、读者和严格的程序。 文字表述的准确性和语言的生动性。 内容上的公务性和现实性。 强烈的时效性和特定的意向性。 严密的逻辑性。 规范的体式。 一、总则 1、目的 2、依据 3、适用范围 4、管理单位：公司总经理办公室是公司公文管理的归口部门，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作，并指导各部门的公文处理工作。 二、公文范围 1、公文范围：上级主管部门的函、电、来文；外联单位的函、电、来文；本公司上报下发的各种文件、资料，主要包括：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。 2、公司发文范围： 3、公司红头文件适用范围：公司红头文件适用于印发需遵照执行的制度、规定、决议、决定、任命等，即除纪要以外的其他公司发文种类，纪要及其他一般文件用公司信笺印发。 4、公司日常经营活动，按有关制度和流程办理，经主管领导批准后，由相关业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。各业务部门召开专题会议所作的决定，可以发会议纪要，一般不用发文。各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。 三、公文分类 公文分为上行文、下行文和平行文。 （一）上行文：主要用于对上级主管单位呈报工作计划、统计报表、请示报告、处理决定等。 1、报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。 2、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 3、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 三、公文分类 （二）下行文：主要用于公布公司规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；公布公司体制及组织机构变动或干部任免事项；公布公司性的经营管理、薪酬福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。 1、决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 3、通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 4、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 5、批复：适用于答复下级单位请示事项。 6、纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 三、公文分类 （三）平行文：函，主要用于公司与平行单位和不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 四、公文格式 1、上行文格式 四、公文格式 2、下行文格式 四、公文格式 3、平行文格式 五、公文标识规则 公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3大部分组成。 根据新《条例》的规定，党政机关通用公文的文面格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明（附件名称）、发文机关署名、成文日