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文件名称 公司文件管理总则 文件编号 NX1ZJA01 版本 01 修订次 0 页码 1/9 文件控制性 受控 文件密级 公开 生效日期 文件修改记录 序号 修改日期 修改内容 修改人 修改 批准人 章 节 条 款 批准 审核 编制 文件编号 NX1ZJA01 版本 01 修订次 0 页码 2/9 目的 确保公司所有文件的准确性、统一性、清晰、易于识别，防止无效或作废文件的非预期使用，保证文件的编写发放、推行、保管各过程得到有效控制。 范围 适用于公司内部文件、所接收到的外部文件和合同的管控。 定义 文件的定义及分类： ①按文件的来源分为内部文件、外部文件和合同三类 内部文件：公司内部产生的经一定程序审核、批准或记录原始状况的文件。 外部文件：公司接受到的外部文件，包括政府文件、客户文件等。 合同：公司与外部单位或人员签订的、经双方同意应履行的文件。 ②文件按生效时间分为长期文件和临时文件 长期文件：是指经公司正式编制、审核、批准并需要长期执行的文件（如各种手册、程序文件、管理制度等），长期文件一般应受控。在未发出失效通知前，该文件长期有效。 临时文件：指针对特定事件而发行的文件，一般在事件结束后自行失效（如工作计划、通知、联络单等），临时文件一般不受控。 ③按文件级别分为一级文件、二级文件、三级文件、四级文件（即记录，是一种特殊的文件） 一级文件：一般指公司内各体系的最高指导性文件，如公司文件管理总则、质量手册、财务管理总则、人力资源管理总则、行政管理总则等。 二级文件：指按一级文件规定制定的具备一定操作指导性的操作程序和管理制度。 三级文件：按二级文件要求制定的具备详细操作指导性的文件，如各类操作细则、管理细则、技术文件、图纸、作业指导书等。一般应按照5W2H的原则编制。 四级文件或记录：对发生的原始状况和数据进行忠实记载而形成的文件。记录发布前无需经过批准的文件。 ④按文件控制性分类 受控文件：为本公司运行中依据的文件（包括为内/外部文件），需作废、变更、修改，以“受控”印章识别。 非受控文件：为制定作业文件的参考文件或与长期执行性无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。 文件编号 NX1ZJA01 版本 01 修订次 0 页码 3/9 ⑤按保密性分机密、保密、公开文件 机密：指涉及商业秘密、公司财务等绝对秘密的文件，需要控制知密范围和知密对象的文件。 保密：指涉及技术资料、人事资料等须保密的文件，需要控制知密范围和知密对象的文件 公开：可以公开的公司性文件。 4.职责 4.1总经理: 4.1.1负责公司文件体系建立的指导。 4.1.2负责批准公司的一级、二级文件以及其它应经总经理批准的文件。 4.1.3负责外来文件在公司执行性的确定。 4.2总办 4.2.1负责行政文件体系的建立及其它体系文件建立的监督。 4.2.2负责三级以上内部文件、所有外来文件的原件以及合同原件的存档（包括书面和电子文档）。 4.2.3负责文件密级的确认。 4.2.4负责行政体系文件的编制、审核、管理、培训、考核。 4.2.5负责公司文件执行状况的部门级别的最高稽核。 4.3品管部 4.3.1负责质量体系文件的建立、审核及管理。 4.3.2负责品质系统文件的培训安排、考核、执行状况的稽核以及技术文件执行状况的稽核。 4.4人力资源部： 4.4.1负责人力资源系统文件的编制、审核以及管理。 4.4.2负责人力资源系统文件的培训以及执行状况的稽核。 4.4.3负责公司全部文件培训、考核的组织工作。 4.5研发部、工程部 4.5.1负责技术文件（图纸、工艺卡等）编制、审核以及管理。 4.5.2负责技术文件的培训、考核以及执行状况的日常性稽核。 4.6财务部 4.6.1负责财务系统文件的编制、审核以及管理。 4.6.2负责财务系统文件的培训、考核以及执行状况的稽核。 4.7所有各部门 4.7.1负责对所收到公司文件的管理、培训以及在本部门推广实施。 4.7.2必要时提出相关文件编制和修订的需求。 4.7.3负责职责范围内相关文件的编制、培训和执行。 4.7.4负责记录的填写、存档与管理。 文件编号 NX1ZJA01 版本 01 修订次 0 页码 4/9 5.文件的控制 5.1文件编码原则（当第一码为合同或外部文件时，第三码为年度码、第四码为月份码，其后四码为序号码） 采用8位编码制，其中第一位：大类码，用英文字母，区分外来文件、内部文件与合同。 第二位：类别码，英文字母区分在不同大类下面的分类。 第三位：用数字代表其文件层级码（一、二、三、四阶文件或年度代码）。 第四、五位：部门代码或月度代码。 第六位：特征码或序号码。 第七、八位：用数字代表文件序号。 □ □ □ □□ □ □□