公司文件控制管理办法(1).docxVIP

LOGO 标 题 : 公司文件控制管理办法 TITLE : Method of controlling and managing the companys documents 文件编号Doc. No.: 版本Revision: A/0 生效日期Effective Date: 页码Page: PAGE \* Arabic 7 / 7 XXXXXXXXX有限公司 XXXXXXXX. Co, Ltd. 制定部门Issued Dept.： XXXX部 文件编号Doc.No.：XXXXXXXXXX 修 订 号Revision：A/0 修订日期Issued Date：XXXXXXX 总 页 数Pages： XX 页 生效日期Effective Date： 公司文件控制管理办法 Method of controlling and managing the companys documents 制作Prepared by： 审核Reviewed by： 批准Approved by： 文件会签表Countersignature 部门 Department 姓名 Name 签名 Signature 日期 Date 文件更改历史记录 Amendment History 版次Rev. 修改日期Change Date 修改概要 Description of Changes 修改人 Prepared by 批准人 Approved by A/0 1 、目的 为规范公司文件及资料的管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。 适用范围 本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司及下属所有办事处规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。 定义 3.1 输出：文件履行审批手续后由各部门移交文控中心的过程。 3.2 归档：文件履行审批手续后可以移交文控中心的过程。 3.3 发放：输出的文件由文控中心统一盖受控标识章后分发到所有使用部门的过 程。 3.4 受控文件：被控制版本、使用场所、发放数量的文件。变更时须通知文件使 用部门更换，并于作废时自使用场所回收或由使用场所专人销毁/隔离的文 件。受控文件包括如下：管理体系文件、技术文件。 3.5 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。 3.6 文件：信息及其载体。 文件按类别分为三大类：管理体系文件、技术文件、外来文件。 文件按控制管理方式分为两大类：受控文件、非受控文件。 3.6.1 管理体系文件：程序文件，操作指导书、企业技术标准、记录表格，由 文控中心统一受控管理。 3.6.2 技术文件 3.6.2.1 产品技术文件：产品图纸、使用说明书、工艺文件及作业指导书，由 文控中心统一受控管理。 3.6.2.2 证书：上级主管部门颁发的型号核准证、产品第三方检测报告、各类 许可证，由文控中心统一归档管理。 3.6.3 外来文件 A）客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定技术要求而提 供的技术规格书、检测标准及相关图纸等。 B）供应商技术资料，包括技术规格书、图纸等。 C）外来标准：国际标准、国家标准、行业标准。 D）国家及行政主管部门颁发的有关法律、法规要求。 外来文件的管理由责任部门填写《文件移交文控中心登记表》，提交文控中心统一受控管理。对有保密要求的需在登记表中注明，文控中心单独存档，并限制使用权限。 职责和权限 4．1 由公司行政部成立文控中心负责统一管理。 4．2 公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归 档和保护文件、资料的义务。 4．3 实行集中与分散管理相结合的体制。由文控中心文档管理员负责主体文件资料 的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。 4．4 文控中心 4．4 .1 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一 受控管理。 4．4 .2 负责提供在文控中心统一受控管理的文件的查/借阅服务。 工作程序 5．1 文件格式及编写要求按公司发布的相关要求编写 5．2 文件编号及版本标识 5．2．1 文件编号分类依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层 次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同