长荣大学公文流程管理要点.PDFVIP

長榮大學公文流程管理要點 一、為提昇本校公文品質及建立公文查考制度，並避免公文積壓，提高行政效率，特參考行 政院研考會頒布之「文書流程管理作業規範 」，並參酌本校實際情況訂定本要點。 二、公文流程管理應以各業務單位每一成員對公文處理的自我管理為主，總務處出納文書組 稽催為輔，其權責劃分為： （一）業務單位： 1.公文承辦人員： （1）對經辦文件須遵照院頒「文書處理手冊」規定辦理，確保公文品質，並應依規 定期限辦結；注意處理流程各階段之查催並管制會稿、會辦時效。 （2）應主動檢討作業程序，簡化工作流程，以提升公文處理時效。 2.單位收發人員： （1）管制登錄該單位每一公文處理流程經過及使用時間。 （2）逐日檢查電子公文系統紀錄，對將屆期限之案件，宜預先告知承辦人。 3.各級單位主管： （1）督促查催每一成員作業時效、在權責內調整速別、核准展期案件、落實執行職 務代理制度，以避免積壓公文情事。 （2）配合召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討改進單位文書流程與公文時效。 （二）總務處出納文書組： （1）建立文書流程管理制度與文書流程管理作業。 （2）定期稽催與統計全校公文時效資料，提供統計分析之用。 （3）對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。 三、公文卷夾顏色區分： 依公文時間性、機密性應適切使用卷夾，以建立各顏色卷夾之代表性： 1.最速件：紅色。 2.速件：藍色。 3.普通件：白色。 4.密件：黃色或使用特製之密件袋( ) 。 除上述區分外，如遇急件或特急件亦以「紅色卷宗」由承辦人親自逐級呈閱，以爭取時效。 四、公文自收文（創稿）、會核、會簽、呈判至發文（存查），應依時限辦理，處理時限規 定如次： 1.一般公文： （1）最速件：一天。 （2）速件：三天。 （3）普通件：六天。 （4）限期公文：依文內期限辦理。 （5）會稿會辦案件：按傳遞速別卷宗 「最速件：一小時」、 「速件：二小時」、  「普通件：四小時」之時限辦理。 2.來文之速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主管核定後，調整來文處理速別 （直接於簽擬公文時，將欲調整速別明白簽註於公文上），並通知單位收發人員進 入電子公文系統更改〝速別〞。 3.公文案情複雜，處理困難，或具有其他理由無法如期辦妥者，得填具「待辦公文展 期申請表」（如附表）簽請展期，展期七日以內者，由二級主管核准，七日以上十 四日以內者由一級主管核准，超過十四日者須簽請校長核准結案之最終期日。 4.以上期限除限期公文外，均應扣除例假日及國定假日，以實際工作日計算。其他凡 休假、請假、公假等均不包括在內，逕由職務代理人代辦，如有延誤由代理人負責。 如無代理人或未經交代應處理之案件，而有延誤，由原承辦人負責。如所承辦案件， 代理人確不能代為承辦或無法處理者，應依前款規定，簽請主管核准展期，若係重 大案件，應陳經校長核准。 五、出納文書組每月彙整製作「逾限 未結案件檢查表」，會辦各單位查核承辦公文情況； 每 年定期統計全校延誤公文資料，簽請校長處理，並送人事室列為考績參考。 六、本要點未盡事宜，悉依行政院頒「文書流程管理作業規範 」有關規定辦理。 七、本要點經行政會議通過陳請校長核定後公布實施，修正時亦同。 長榮大學 待辦公文展期申請單 總收文號 收文日期 年 月 日 案 由 原限辦日期： 年 月 日 展延申請申請展期至： 年 月 日，計展延天數： 天 (工作日) 展延原因 說