国立屏东大学文书流程管理作业要点-文书组.PDFVIP

國立屏東大學 文書流程管理作業要點 104 年7月 16日本校 103 學年度第2 學期第10 次行政會議通過 107年12月6日本校第 46次行政會議修正通過 一、本校為加強文書處理流程，增進人員自我管理精神，提高行政效率及公文品質，依 據行政院頒文書處理手冊、文書流程管理作業規範規定，訂定 本校文書流程管理作 業要點(以下簡稱本要點) 。 二、公文從收文或創簽稿( )至發文、歸檔應全程列入管制。 各單位應實施文書流程管理管制範圍，包括：機關總收、總發文件，或單位收 文、發文、創簽、創稿文件或存查( )均應列入管制。 三、文書流程管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦人員自我管理做起，以業務單 位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。 (一) 業務單位職責 ： 1 、承辦人： (1)經辦文件：確遵文書處理手冊規定辦理，基於自我管理及目標管理原則，應 確保公文品質與時效，並依規定期限辦結。自簽辦之日起至發文之日止，應 主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，如有查催困難 情事，應即時向單位主管或文書單位反映處理；必須展期時，報請權責主管 核准。但累積展期三十日以上時，應簽請校長或副校長核准，並會知專責管 制單位列入管制。 (2)管制會稿、會辦時效：確遵文書處理手冊文書簡化精神辦理，即急要文件須 會辦者應進行親會面洽、同一文件請 三個以上單位會核，以並會為原則；會 辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。無論送會或收會均 應管制時間，受會單位如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知 送會單位。 (3)業務處理流程簡化：承辦人就其承辦業務應主動檢討作業程序，簡化工作流 程，以提升公文處理時效。 2 、單位登記桌：管制單位內每一公文處理流程經過及使用時間，檢查公文處理 紀錄，對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，應依規定辦 理稽催 ；必要時將查催資料提供單位主管參處。 3 、各級單位主管： (1)充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料，對權責內核准展期案件及已逾 期仍未辦理展期案件，應即督促承辦人妥適處理；督促代理人確實於時限內 辦妥應代辦公文，以落實職務代理制度。 (2)對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核准調整來文處理速別， 或指定授權人員核准調整之。 (3)對涉及二個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則後再行處理，避免因往 來會稿而延誤時效。 (4)適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。 1 (二)文書單位職責： 1 、建立文書流程管理制度：訂定文書流程管理作業及文書流程管理稽核計畫等 相關規定。 2 、全程管制機關每一文件之處理流程與使用時間。統計全機關公文時效資料， 定期提供專責管制單位作統計分析運用；其中逾處理時限三十日以上案件， 應單獨列表提報，並視調卷分析之需要，協助提供必要之資料。 3 、每月結束後，按各承辦人辦理案件之時效，製成每月公文稽催處理成績月報 表 ，陳請校長核閱後上網公告各單位參考。 4 、對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。 5 、對經機關首長核准展期案件及逾期三十日以上 未結案件應予公文個件分析處 理。 (三專責管制單位) 秘書室( 職責) ： 1 、負責督導公文管制作業。 2 、視需要提報主管會報、業務會報，或視需要舉行文書流程管理研討會議，與 文書、業務