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《秘书学》第三讲信息处理（二） 一、信息传递的要素和方向 （一）要素： 1.信源，即信息的来源，分为原生源和再生源。原生源生成的信息以原始信息形式直接进入传递程序，如秘书向上司重复客户来电中对产品的意见；再生源的信息是指经过收集、加工过的信息，是以二次信息的形式进入传递程序，如秘书将市场对产品使用的反馈意见以图表形式送交上司。 2.信道，即信息传递的通道，包括信息传递的媒介和运行方式。如通过网络发商务函电，通过电话传递公司开会通知，通过会议传达上级单位最新批示等。 3.信宿，即信息传递的终点，是信息的接受者。如收到订货单的发货商，被通知阅读公司重要会议纪要的部分管理人员等。 （二）方向 1.内向传递。指在单位或系统内部的信息传递，如信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。 2.外向传递。指单位为达到一定的商业目的而向社会公众传递信息，一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式。 二、信息传递形式 （一）信件。信件是正式的书面交流信息，可内外向双重传递。对外时，如给客户、供应商、政府主管部门，对内时，如提薪升职。信件有凭证作用，便于阅读和参考，常用于需要传递特殊信息的人之间。但对外传递时需花费邮资，无法交流看法，只能在数量有限的人群中使用。 商务信件的一般格式： （二）备忘录 备忘录是通信的简化书面表格，用来通知或布置有关工作事项，常用于内向传递，作为企业内部信息交流，一般不用客气称呼。备忘录文字较少，使用方便，但沟通慢，不容易交流看法。 （三）通知或告示 通知或告示使用频率最高，用来企业内部事项的告知，时间性很强。写通知或告示时语言应精练，语气应平易，最好用商量的口吻，避免用生硬的命令口气。文本要简短，图片或色彩要有吸引力。 （四）传阅单 传阅的内容较多时使用传阅单，列出所有应当阅读该信息的人员和部门，阅后签名确认。 （五）企业内部刊物 企业内部刊物（house journals）用来介绍企业动态信息和业务进展情况，是员工与管理人员之间联系的重要桥梁。许多大型组织都有自己的内部刊物，或员工杂志（staff magazine）。内容有：董事长或总经理报告；企业内部信息，如公司设立分部；职务提升信息；员工信息，如员工获奖，业务上有重大进步；业务往来信息，如与某公司合作进展情况等。 （六）报告和指示 报告是对上级汇报情况或让平级或下级了解企业经营发展情况的正式文件，如《南鸿公司关于教育培训业务开展情况的报告》；指示是上级或上司对下属发出的工作要求，一般讲清目标，工作方式，规定时限，指出为达目标而采取的措施。 （七）新闻稿 企业对外公布决定或政策时，可采用发布新闻稿的形式，写作时应简明扼要，直入主题，客观反映事实，不作评论说明，如《南鸿公司旅游分公司调整暑期境外游价格》，《中信地产调整策略应对房产限价》。 （八）新闻发布会 在一定时间内，为及时公布重要信息，如最新产品、最新技术成果等而举行新闻发布会，在产品展览会前或期间均可举行，面对面的交流效果显著。如“瑞星公司2008杀毒软件上市新闻发布会”，“康成制药有限责任公司最新抗肿瘤药‘灵达芝’上市新闻发布会”。在新闻发布会召开之前，秘书人员要起草发布稿，由上司审定后寄发给受邀单位。下面是一则新闻发布会发布稿实例： （九）声明 在公开出版的报刊上宣布新的任命或电话、地址的变更等，要简短且引人注目。如“南鸿公司客户报务中心地址、电话变更声明”，“灵光公司关于禁止假冒本公司畅销产品‘一滴尽’的声明”，“茅台酒厂声明”等。 （十）直接邮件 直接邮件是将企业的信息材料通过邮局寄出。如某化妆品公司寄出的试用产品，某保险公司寄出的保险宣传单等。 三、信息传递的方法 （一）语言传递 语言传递是将信息转化成语言后传递给信息接收者。这种方法简洁、直接、快速，能及时倾听到反馈信息，但获得信息零乱，接收信息者难以储存信息。形式有报告、对话、座谈、讲座、录音、技术交流或产品推广人员的现场讲解等。 （二）文字传递 文字传递是将信息变成文字、符号、图表或音像等形式进行传递，易于保存且不致变形，可实现远距离的传递。文本是大多数信息传递的形式；表格可用于对特定的且带有标准化的信息进行展示，如： XX股份有限责任公司邮件登记表 图表的基本类型有柱状图，其中的数字用柱子标示，用来比较统计数字，效果直观。如：南鸿公司2006年旅游纯收入（万元） 饼状图是用环形的形式展示信息，圆环被分成几个区域，每个区域信息在整体中占一定百分比。如： 折线图用于表示趋