OA办公自动化系统管理制度（暂行）.doc

渝万建设集团OA办公自动化系统管理制度（暂行） 第一章 总 则 第一条 渝万建设集团办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是渝万建设集团信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 第二条 为了加强对渝万建设集团OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本办法。 第二章 组织职责 第三条 OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下： （一） 集团办公室是渝万建设集团公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为： 1、负责制定OA系统规章制度； 2、负责OA系统核心工作流程设计、修改； 3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核； 4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限； 5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； 6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； 7、协助企划部信息中心组织操作培训； 8、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求； 9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。 （二）集团人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为： 1、负责现有用户、及新增用户的审核； 2、负责提供用户（变更或注销）信息。 （三）其他各部门主要职责为： 1、负责制定本部门OA系统相应管理办法； 2、负责指定本部门的OA资料员，参与集团OA工作流程的定制、文件夹的建立等。 3、各部门OA资料员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作； 4、负责结合本部门，科室的工作实际情况，提出优化需求。 第三章 文件管理 第四条 集团各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。 第五条 OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的渝万建设集团办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。 第六条 公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各部门负责本部门的电子公文传输工作。 第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。 第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门，科室可向集团办公室申请正式文件。 第九条 各类电子公文处理程序按照《渝万建设集团公文处理暂行办法》的规定在集团办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，集团收文办理程序为集团办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办部门批办并择具体办理人办理。 第十条 各部门在OA系统中办理公司领导批阅的文件由部门主管征求批阅文件的公司领导后归档。 第十一条 在OA系统中， 集团发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程，本部门领导审核，如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交公司分管领导阅批，分管领导确认后转集团办公室审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。 第十二条 公文签发后，由集团办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至集团部门，科室主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。 第十三条 办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。 第四章 系统模块 第十四条 部门按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。 第十五条 本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。 公告通知模块：发布内容是集团领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由集团办公室审核并负责发布； 信息发布专栏模块：发布各部门相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各部门主要负责人审核后，由集团OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。 OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各部门主要负责人审核后， 由各部门OA资料员负责发布； 审批过程可