机关档案保存年限及销毁办法.DOC

PAGE 1 PAGE 1 檔案保存價值鑑定規範 中華民國90年12月12日檔案管理局檔秘字第0002066號函訂頒 一、為建立檔案保存價值鑑定制度，提昇檔案管理效能，特訂定本規範。 二、各機關應依檔案法施行細則第十三條第一項規定辦理檔案保存價值鑑定。 三、各機關辦理檔案保存價值鑑定，應由檔案管理單位或人員簽請本機關權責長官核准後，成立檔案鑑定小組。 前項小組應由機關副首長或幕僚長擔任召集人，並由相關業務單位主管及檔案管理單位主管或人員組成。必要時，並應請學者專家或上級主管機關派員參加。 四、國家檔案之鑑定得採分區、分類或分年之方式為之。 五、辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則： （一）需求原則：衡量檔案應用需求之廣度、深度、特殊性及時效性。 （二）彈性原則：依檔案性質及應用需求，選擇適當之鑑定標準。 （三）客觀原則：避免擅斷及主觀。 （四）完整原則：遵循全宗原則，保持檔案完整性及來源特性。 （五）不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案媒體型式不同而有所差異。 （六）去蕪存菁原則：精選足以代表機關（構）組織沿革、政策及業務之檔案。但以不違背完整原則為限。 （七）參考案例原則：參考過去相關檔案鑑定之結果。 六、檔案保存價值鑑定標準如下： （一）原有價值：指檔案之本質及特性具有之原始價值。 （二）行政價值：指得供行政機關作為執行業務之參考價值。 （三）法律價值：指得表彰機關（構）權責或保障權益之價值。 （四）稽憑價值：指得作為稽核憑證之價值。 （五）資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值。 （六）歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值。 （七）管理成本：指典藏及維護檔案之成本效益。 前項鑑定標準，各機關（構）得依業務需要為彈性之選擇，並給予適當之權重。 七、檔案原有價值之評量指標如下： （一）來源特性：指檔案產生機關（構）、團體或個人於社會上之地位、功能及影響力等特性。 （二）內容特性：指檔案所載事項之重要性、獨特性、時效性、真實性、機密性、發展性、影響廣泛性及完整性等特性。 （三）形式特性：指檔案文別、本別、存在時間及外觀型式等特性。 （四）替代特性：指檔案之不可替代性。 八、檔案稽憑價值之評量指標如下： （一）檔案產生機關（構）地位、職權及功能之重要性。 （二）檔案資料之可信度。 （三）檔案功能之重要性。 （四）與其他檔案之關聯性。 （五）考評行政績效之參考性。 （六）行政影響評估之可能性。 九、檔案資訊價值之評量指標如下： （一）內容之重要性。 （二）應用之需求。 （三）應用之限制。 十、檔案保存價值鑑定得採逐件、逐案、逐類或抽樣方式進行。 十一、檔案保存價值鑑定，得採下列一種或數種方法為之： （一）邀請學者專家鑑定。 （二）舉辦公聽會。 （三）邀請檔案關係人參與分析。 （四）實地調查或訪問。 （五）定量或定性分析。 （六）其他適當方法。 十二、檔案保存價值鑑定作業步驟如下： （一）成立鑑定小組。 （二）整理檔案資料。 （三）選擇鑑定標準。 （四）選擇鑑定方式及方法。 （五）分析檔案保存價值。 （六）撰寫報告。 （七）提出建議。 十三、前點第二款檔案資料之整理，應分析下列事項： （一）檔案原有機關（構）之功能與職掌。 （二）檔案涵蓋時間及產生時間。 （三）檔案形式及保存狀況。 （四）檔案內容。 （五）檔案產生之原因及目的。 （六）檔案完整程度。 （七）檔案內容影響層面及時效。 十四、檔案鑑定報告應記載下列事項： （一）檔案原有機關（構）基本資料：包括機關（構）名稱、功能及職掌、沿革。 （二）鑑定背景資料：包括鑑定原因、鑑定標準、鑑定方式及方法、鑑定遭遇之困難及處理情形、鑑定小組成員。 （三）檔案描述：包括檔號、文件產生起迄日期、數量、原件或複製品、媒體型式、保存狀況、案名、檔案內容、產生原因及目的、檔案特色、限制應用之原因、與其他檔案之關係及相關鑑定案例等事項。 （四）鑑定結果：包括檔案銷?、典藏或移轉等處置事項之建議。 前項鑑定報告應依檔案法施行細則第十條第一項各款規定程序函送檔案管理局。