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文件材料立卷归档业务培训 西华大学档案馆 文件材料立卷归档业务培训 第一部分　立卷归档基本业务知识 立卷归档制度 部门立卷制度 考核评定说明 立卷归档制度 立卷归档制度：立卷制度和归档制度 立卷制度：将办理完毕但仍具有查考利用价值的文件材料 　　　　　整理编立成案卷的规定。 归档制度：将整理立卷的文件移交档案机构或档案专门 　　　　　人员保存的规定。 归档制度：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续 “归档”：文书处理工作 档案工作 立卷归档制度 归档制度已成为我国明文规定的一项制度： 　　《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” 　　国家教育委员会令（第27号）规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。 立卷归档制度 立卷归档制度 应归档的文件 (一)本单位形成的文件材料 　　 包括： ① 本单位形成的制度、规章等有查考利用价值的文件；　　　　　　　　　 　　　　　 ② 处理重要问题形成的文件材料； 　　　　　 ③ 召开重要会议的主要文件材料； 　　　　　 ④ 重要的请示、报告、总结、综合报表等。 （二）上级来文 　　 包括：① 直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料 　　　　　 ② 非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料； 　　　　　 ③ 上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料； 　　　　 　　　　　 （三）平级或不相隶属单位的来文 　　 包括：凡与本单位业务工作相关的，具有查考利用价值的文件材料。 立卷归档制度 特别注意：“帐外文件”的收集归档 “帐外文件”，指未经本单位收发文登记的文件材料。 　　会议文件：本单位召开的各种重要会议所形成的文件，包括会议记录、领导人讲话　　　　　　 稿，会议所形成的照片、录音和录像材料等； 　　　　　　　本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料。 　　　　　　 　　本单位的各种规章制度：本单位及内部机构制定的重要的规章制度、办法等。 　　各种声像材料：国家及上级机关领导人来单位视察、处理工作，本单位领导在公务 　　　　　　　　　活动中形成的各种声像材料等。 　　重要获奖材料：学校教职工、学生获得省级以上奖励的文件、奖状、证书等的材料。 　　新闻材料：单位向电视台、电台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿 　　　　　　　或复制件、翻录件等。 　　大型活动：一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束 　　　　　　　时，应及时收集有关文件材料。 　　非OA系统电子文件：本单位管理信息系统中应归档的电子文件； 立卷归档制度 归档时间: (一)党政部门和能按年度归档的部门应当在次学年六月底前归档； (二)教学部门和能按教学年度归档的部门应当在次学年寒假前归档； (三)科研类档案和专题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档； (四)重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。 立卷归档制度 归档文件质量要求 ?电子文件 　　　　　　　　　齐全 与纸质文件配套的电子文件挂接齐全 挂接电子文件　 准确 挂接电子文件原文要求准确，避免张冠李戴； 电子文件应为最后的定稿。 双备份：办公自动化文件材料打印成红头纸质文件。 手续完毕：打印的纸质文件应加盖发文机关的公章 录入信息准备：手工录入的案卷目录、卷内文件目准确无误—题名、文号、页码、保管期限、时间等； ?纸质文件材料要求 卷内文件材料手续完备 制作和书写材料利于长期保存，不能有红色、圆珠笔和纯蓝墨水书写。 不能使用复印件归档。 立卷归档制度 文件材料的鉴定 ?剔除无保存价值的文件材料：应归档的文件材料（含纸质和电子文件）归档齐全完整，剔除不属于归档的文件材料； ?确定文件材料的保存价值：根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断： 　永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、 历史研究有长远利用价值； 　长期：凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的； 　短期：凡在短时期内对学校工作有查考价值的。