平安邮件文化.ppt

目 录 平安的邮件文化 邮件礼仪 邮件礼仪 1.收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2.而抄送的人则只是需要知道这回事，没有义务对邮件予以响应，当然如果抄送人有建议，当然可以回Email。 3.而密送，即你不希望收信人看到你将此邮件发给的人。这个可能用在非常规场合，也是尽量不去使用的。 4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。5.转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将回复了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 ERD 谢谢大家 * 平安的邮件文化 平安普惠房交所山东省分公司 OUTLOOK 平安的邮件文化 邮件文化是平安重要的核心竞争力之一，从根本上改变了公司内部的沟通交流方式，大幅提升工作效率。 全体员工都应习惯并规范拟写并发送邮件，全面掌握邮件处理技能。养成通过邮件开展工作、进行沟通交流的良好习惯，学会并习惯用邮件安排工作、汇报请示、交流重要信息、确认沟通结果、归档邮件并进行工作的交接传承。 一、主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1．一定不要空白标题，这是最失礼的2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…….才能显示完你的标题3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要回复一大串。 二、正确认识收件人，抄送，密件抄送 三、称呼与问候1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度? ? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。? ? 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“xx总”；如果不清楚职务，则应按通常的“xx老师” 。2． Email开头结尾最好要有问候语? ? 最简单的开头写个”你好”；结尾写个”祝您顺利”之类的也就可以了。? ? 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 四、正文 Email正文要简明扼要，行文通顺。 如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长 2. 注意Email的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系或者邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 3. 尽可能避免拼写错误和错别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 4. 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 五、附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送， 六、 回复技巧 1.及时回复Email? ?收到他人的电子邮件后，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。? ?对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。? ?如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。? ?如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2. 进行针对性回复? ?当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼? ?如果收发双方就同一问题