文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程.docVIP

文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程 一、目 的：建立一个科学、合理的公文管理程序，使文件及时发放，有效实施，保管严密。 二、适用范围：公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。 三、责 任 者：综合管理部。 四、正 文： 在公文处理中有发文和收文两种情况，但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下： 1 发文程序： 1.1 文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签，经过总经理审核批准后方可打印。 1.2 根据要求及文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件印刷的份数。 1.3 文件形成后，统一进行分类、编码、印刷。 1.4 文件批准执行后，加盖公司公章即可颁发生效。 1.5 在执行之日前发放至相关部门或人员，每次颁发文件时，发文者需填写发文登记簿，收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档，便于统计、查找，有利安全。 1.6 一旦新文件生效使用，或人员离开原工作岗位，前版文件必须交回。文件收回时收方必 须在文件发放回收记录上签字。 2 收文程序： 2.1 收文者收到文件后签收、启封、登记。 2.2 收文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门 管理。 2.3 属知晓的文件内容，先上级后下级，先主管后承办部门之间依次快速、准 确、安全的传阅。 2.4 文件传阅过程由综合管理部拟办的人员进行催办。当文件传阅完，办复后及 时将文件回收保管。并将办复情况记录下来存档。 2.5 在次年检查齐全后整理立卷归档，并确立归档范围、归档时间、保存期限。 2.6 当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清 册，该清册永久保存；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁时应两人以上监督，并在清册上签字。 2.7 公司应采取严密管理措施，防止文件、档案的泄密。 文件管理程序 发文 发文 用印 校对 缮印 签发 审核 拟稿 授意 撰制阶段（一） 传 递 递 （二）传递阶段 收文 分送 传阅 拟办 承办 催办 办复 整理 立卷 归档 销毁 办理阶段（三） （四）保管阶段