一般会议流程.pptVIP

会议 主讲人：尹锦菱 目录 一、会前准备 二、会议期间 三、会议后期 一、会前准备 1.会务人员安排 会议策划人员 负责会议主题、具体流程的策划统筹，所需经费的统计预算，解决筹备过程中具体问题。 宣传资料人员 负责会议文件材料的收集打印，相关PPT和影音素材的制作、选取、整理，会议的宣传、通知等相关事项。 会场布置人员 负责会场的管理，会议室钥匙的收管，会议所需物品的准备与摆放，会议现场仪器的调试准备。 2.确定会议主题、流程、时间 明确会议主题、名称，名称尽量简洁明晰，切合主题。 注意会议时间的确定勿与其他会议时间冲突，协调各方，尽量安排在正常上班时间。 策划会议流程、主要内容，若会议议程较多时长较长，可适当安排中场休息时间。 3. 确定参会人员、准备会议材料 确定参会人员名单时，如有需要，注意区分参会人员角色。 按照参会人员角色划分准备签到表、人员通讯录及会议所需分发的文件材料，文件材料较多时注意装订整齐有条理。 准备好会议所需PPT、影音资料等，放在电脑醒目位置确保能在需要展示时第一时间找到。 4.安排会议场所、发布会议通知 考虑会议的性质及与会人数的多少，安排适当的会议场所，确保当天可用并满足会议流程需求。 会议通知包括简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点。按照需求选择通知方式：电话通知，书面、邮件通知。 如有需与会人员发言等需与会人员准备材料的环节，提前发布通知，提出要求：发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。 5.准备会议所需物品，进行会场布置 准备好各项会议记录工具，会议记录本、相机等，可带适量纸笔防止参会人员忘记携带。 注意茶叶纸杯带够，携带热水，杯中茶叶量注意不要过多或过少，尽量每杯平均。 提前进行会场布置，注意桌子的摆放，如需席卡等注意摆放位置，会前调试好投影仪、麦克风等器材，注意确认会议所需材料能正常播放演示。 二、会议期间 1.会务人员安排 会议主持 负责会议的主持工作，会议流程控制，会场秩序管理。 礼仪接待 负责会议现场参会人员的签到、引领，未及时到场的与会人员的联络工作，会前及会间供应茶水等服务工作，相关物品的保管工作。 现场拍摄 负责会议现场照片拍摄，保证现场拍摄设备电量充足，拍摄出清晰符合要求的影片资料。 设备调控 负责现场仪器设备的调控，空调、灯光、投影仪、麦克风等设备的管理调控，保证设备正常运行，保证会议的正常进行。 会议记录 负责会议各项议程的记录，参会人员发言、讨论等的记录工作。 2.会议开始及进行中注意事项 提前到达会场，会前注意参会人员的签到及引领，会议即将开始前注意再次通知尚未到场人员。 提醒参会人员手机调成震动或静音，会中注意维持会场秩序。 注意给领导倒茶顺序，一般茶水不能倒满，会议进行中注意给领导加水及加水时间，加水时拿起水杯，切勿在桌面上直接添加。 会中安排专人拍摄，照片切忌模糊，应多角度拍摄，适当拍摄特写。 三、会议后期 1.会务人员安排 会场整理人员 负责会议结束后会场的清扫清理，设备的检查、关闭，会议材料、物品的整理收纳。 会议总结人员 负责会议文件材料的整理备案，会议记录 的完善总结，会议总结及相关新闻稿的撰写发布与备案。 影音编辑人员 负责会场影音资料的整理、选取、上传、归档。 2.会场整理 维护好参会人员出场秩序。 清理会场桌面，清扫地面杂物。 关闭会场投影仪、灯光、空调等，收纳好麦克风、仪器线路等相关器材，确保器材完好。 整理携带好所有会议材料及会前准备的物品，关好门窗，及时归还会前借用物品。 3.会议总结 整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。 完成会议记录，内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。 及时撰写会议总结及相关新闻稿件，报领导审批后及时发布。 及时总结梳理会议筹办过程中的优缺点，为下次工作提供经验。 感谢聆听！