ZK-201-文件管理程序.docVIP

文 件 管 理 程 序 作 者 /日期 体系工 程师审核 会签单位 □营销部 □综合 管理部 □财务部 □采购 物流部 □项目 开发部 □质保部 □生产部 制作单 位批准 批 准 表单编号：ZK201-001A 文件修订履历表 文件名称 : 文件管理程序 文件编号： ZK-201 版本 项次（章节） 修订内容 页码 修订日期 作 者 审 核 认 可 表单编号： ZK201-002A 1 目的 为了对公司质量管理体系中形成的有关文件和资料进行有效控制，使其符合有关规定要求，确保公司各工作场所使用的质量管理体系文件为有效版本，特制定本程序。 2 适用范围 本程序规定了公司质量管理体系文件及资料的类别、编制、发放、控制的方法，适用于公司质量管理体系文件资料的控制。 3 职责 3.1体系工程师负责质量管理体系文件的控制和管理，并对各部门的文件和资料的编写、控制、管理情况进行检查指导； 3.2各职能部门/单位负责组织公司质量管理体系各要素实施文件的编制，实施。 4.定义： 4.1 第一阶：质量手册:对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件。 4.2 第二阶：各部门工作之作业程序:为维持质量管理系统有效运行活动之程序文件。 4.3 第三阶：行政、生产、质量管理制度、规范、办法、工艺流程卡、检验标准、工程图面、机器操作规程、设计规范等，说明执行实务面细节的文件。 4.4 第四阶：由各阶文件所产出之记录表单。 4.5外来文件： A类：非公司内部产出之文件，如客户或供货商提供之技术文件、规格、图样、国际标准、政府资料文件或法规(可以电子媒体形式保存，履行登记手续并采用一定方式加密（如：设置密码、设置文件属性为只读等）。 B类：与公司业务来往的文件、通知、邮件、合约等。 内部文件：凡公司内部使用之各种文件、数据记录表皆属之。 工作流程 5.1内部文件 工作流程 质量记录 负责人 工作方法 文件新增/变更 文件新增/变更 格式评审/登记编号 格式评审/ 登记编号 NO NO 评审 OK 评审 批准 批准 OK 发放/ 回收 发放/ 回收 培训 OK 培训 OK 归档维护 归档维护 OK 查阅/借阅 查阅/借阅 文件目录 发放/回收登记表 培训记录 相关负责人 体系工程师 相关部门经理 文件受控中心 相关部门经理 相关人员 各需求者 识别或收集文件/变更文件的需求。 （本公司任一员工可向文件编制责任部门提出文件新增/变更需求） 依据本程序进行格式初审及登记编号。 相关责任部门对文件的必要性和合理性进行评审。 批准/评审权限见附表。 文件发放前加盖文件受控章，发放人员回收旧版文件，并对发放/回收进行记录。 体系工程师组织对涉及文件内容的相关人员进行培训，确保能充分理解。 建立受控文件目录表，并将最终版本文件上传至QA“信息平台”，并于更新时维护更新。 电子版本查询直接上“信息平台”需要外发或借出的，通过申请批准后方可进行。 5.2 外来文件 工作流程 质量记录 负责人 工作方法 接收登记 接收登记 批示 批示 传送 传送 处理 处理 回收 回收 归档 归档 借阅 借阅 信函收文登记 收文单位及综合管理部 总经理 综合管理部 相关责任人 综合管理部 综合管理部 相关人员 收集外来件，并将其送至综合管理部进行接收登记编号，编号原则参照。 综合管理部文件管理员收文件后按本程序进行报批，确定处理责任人。 待总经理指示后，填写《信函收文登记表》并按批示交责任单位处理。 根据文件内容进行处理及回复，完成后交综合管理部文件管理员统一存档。 每周内部网络发送信函登记表，跟踪信函收文的完成情况。回收已处理完毕的信函收文。 维护归档，并将收发信息、处理结果录入到ERP系统的“ARC”模块里，以供查询。 借阅使用登记。 工作内容 ６.１文件分类 文件机密等级分类与说明： 分类 定义说明 项目说明 极 机 密 文 件 涉及公司事务机密，除特定人员或有关人员阅读外，不得对外公开影印携出。 1.薪资相关资料。 2.财务与成本相关资料。 3.业务计划、投资计划。 4.系统软件。 5.尚在磋商中之重要契约。 6.研发或开发中技术相关资料。 机 密 文 件 涉及公司内部管理性文件且有业务机密性质，非经保管单位主管允许不得影印或携出之文件。 1.公司重要政策，重要会议之记录。 2.重要人事数据。 3.质量手册、质量计划与目标数据。 4.质量