《国家行政机关公文处理办法》讲座.pptVIP

(四)归档整理 （一）▼分类 ★分类要素：时间、机构（问题）、保管期限 ★分类方法 年度－机构（问题）－保管期限分类法 例：年 办公室 永久 定期（年 年） 综合处 永久 定期（年 年） 业务一处 永久 定期（年 年） 业务二处 永久 定期（年 年） 保管期限－年度－机构（问题）分类法 例：年 永久 办公室 综合处 业务一处 业务二处 定期（年）办公室 综合处 业务一处 业务二处 定期（年）办公室 综合处 业务一处 业务二处 （二）文件排列 在分类方案的基础上，按照时间结合事由的方法进行排列。 （三）文件编号 对排列文件进行的具体编码。主要使用归档章 （四）文件编目 编制归档文件目录。 名称：归档文件目录 格式： 文件编号 责任者 文号 主题 日期 张数 备注 （五）装订 以件为单位进行拆钉、装订。 （六）装盒 封面：立档单位名称 盒脊项目：全宗号、分类、保管期限、起止张页号、盒号 （）公文版记部分 置于公文主题词以下的各要素统称为版记。 主题词：是揭示公文内容，提高公文检索速度的规范化名词或名词性词组。居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空一字。 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。在主题词下一行，左空一字，标识“抄送”，后标全角冒号。 印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印机关，在抄送机关之下，占一行位置，印发机关左空一字，印发时间右空一字，用阿拉伯数字。 、公文的排版形式 是指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。 公文用纸幅面尺寸：采用国际标准型纸，*,公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头，公文用纸订口，版心尺寸*（不含页码） 公文书写形式：从左至右横排、横写。其标识第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“.） 第四层为（） 字体字号：发文机关标识使用号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度、主题词用号黑体字；主题词的词目用号小标宋体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用号仿宋体字，签发人姓名用号楷体字。正文以号仿宋体字，一般每面排行，每行排字。 、公文的印装要求 双面印刷， 页码套正， 两面误差不得超过， 左侧装订。 （二）稿本 公文稿本是指公文的文稿和文本。文稿是指公文在撰制过程中形成的各种文字稿。 草稿：在定稿之前形成的文稿统称草稿。 定稿：是经领导人签发或会议讨论通过的最后稿本。 公文文本是指公文定稿后根据需要形成的各种本子。 正本:公文正式文本。 副本：公文正本的复制本或正本的复份。 存本：留存备查的文本。 修订本：对已发出规范类文件重新修改和补充的文本 试行本、暂行本： 四　　行文规则 行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。 第一，加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件准确、快捷地到达目的地； 第二，使机关之间相互行文有法可依、有规可循，以维护正常的行文秩序，防止行文紊乱； 第三，加强对文件数量的控制，精简公文，简化手续，以提高机关行政管理的效率。 （一）行文原则 行文应当确有必要，注重效用。 正确选择主送机关与抄送机关 坚持“党政分开”的原则 （二）行文方向 、明确隶属关系和职权范围。 、严格遵守限制条件。 、按照划定的范围行文。 、掌握联合行文的要求。 （三）行文要求 、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 、对上行文的体式要从严把关。 五、公文处理 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 要求：实事求是； 必须准确； 必须及时； 必须安全。 　　（一）发文办理 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括： 草拟－审核－签发－复核－缮印用印－登记－分发等程序。 、草拟公文 要认真学习与研究有关的政策法规 要认真领会机关领导的意图。 要正确使用文种 引文、结构层次序数、计量单位