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成 功 的 简 报 技 巧 。 成功的简报技巧 壹、何谓简报 贰、什么时机与场合举办简报 参、简报时容易发生的错误 肆、简报的准备 目　　次 。 壹、何谓简报 信息复杂泛滥的时代，在限定时间以内，利用图文并茂、简单、易懂的可视化文书数据向对方（听众）传达正确无误的信息的一种方式。 --个人对团体进行沟通的一种方式 说明：简报能力是现代人必需具备的能力 。 贰、什么时机与场合举办简报 上级主管单位想了解下属单位业务推展状况 幕僚人员针对特定议题提出建议 项目小组、工作圈成员对问题解决提出整体报告 营销人员利用简报促使订单早日决定 外赛参访利用简报加速了解状况 --为达成某种目的，需向个人或团体说明时 说明：完成上级赋予任务后，可利用简报技巧性表达努力之处 。 参、简报时容易发生的错误 目的与方向无法契合对方需求的层次 架构松散缺乏逻辑中心思想 时间分配不均匀，开始缓慢、结论仓促 紧张、不流畅、缺乏说服力 内容创意不足，层次浅或未能切中主题 一次失败的简报可能导致全盘皆输 说明：照本宣科念简报稿方式会令人觉得无聊；容易失败。 。 肆、简报的准备 决定简报架构方向与目的 内容规划与架构设计 简报时间分配与掌握 视觉文书制作 发表 简报的结束与反省 准备的步骤 。 决定简报架构方向与目的 您想传达什么 为什么非作此次简报不可 对方需求层次为何 目的单一，否则会模糊焦点 目的多种无法一次完成时应分次处理 方向与目的正确之后再决定内容 说明：设立正确「目的」是成功简报的第一步。 。 决定简报架构方向与目的 听众背景、年龄、地位、人数之了解 对于内容论述理解能力高低之掌握 习惯用语，专业术语之表达应特别说明 听众背景掌握 说明：沟通成功要素是以对方立场来思考出发。 。 演绎论之应用 问题如何发现→何时何地 为什么会发生→问题意识 真正的原因是什么→人、制度、组织、系统 起→背景提起 。 演绎论之应用 为什么非解决不可→危机、成本 问题的假设是什么 承→问题的说明 。 演绎论之应用 对策可以解决混杂问题的理由为何？ 对策叙述应以数据数据左证 对策应符合实用性、低投资成本 对策之质量水平与完成期限、效益评估亦须列入 转→提出对策 说明：对策之考虑不可单纯数字而忘了人性之考虑 。 演绎论之应用 整体效益评估最吸引人注意 优缺点及悬念事项亦应提到 对他人之协助一并致谢 行动展开之担当负责人亦须明示 合→行动展开，结果优缺点 说明：效益评估应实实在在，不可扩大 。 简报时间分配与掌握 时间总长度以30分钟以内为限 总时间之80%作为简报内容报告，20%作为听众提问讨论 页数以15～20页左右为宜 结束前1～2分钟利用机会提醒听众将进行提案讨论或即将结束 说明：听简报注意力在10～15分钟即开始下降，总结最后3～5分钟又再度升起 。 视觉文书制作 视觉文书传达的能量是听觉的30倍 图形化数据可将复杂信息简单化，使听众集中注意力 可强化演示者说服力及逻辑力 有创意，有趣文件令人欣赏 使用视觉文书有什么好处 说明：黑白不如彩色，数字、文字不如图表，繁琐不如简单 。 视觉文书制作注意点 整体性排列组合容易看，但是图表太多混在一起将会有反效果，反白手法影印数据时容易造成不清楚。 颜色搭配上不要超过三种，绿色、黄色等弱色系不易看清楚。 使听众都有相同的理解 说明：太过于依赖图形文书将容易曲解原意 。 图形图表的制作 1.内容细目表达所占的百分比率可使用之图形 数据数据图形图表化可一目了然并且简单的方法 说明：图形制作方法可参考QC七大手或新QC七手法等相关资料 饼图 柱形比率图 。 图形图表的制作 比较或表现某一期间内，各项目间数值之差异值可 使用之图形 层别柱形图 复合柱形图 。 图形图表的制作 表现某一期间，某一项目随时间所产生之变化，可使用之图形 推移图（折线图） 浮动柱形图 t t 。 图形图表的制作 问题真因之重要优先级可使用之图形 柏拉图 100% 。 图形图表的制作 了解某一特性的数据分布状况差异可使用之图形 X 。 图形图表的制作 了解问题与原因之特性关系可使用之图形 特性问题 要因 鱼骨图 要因 要因 要因 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。