OA使用管理制度-甘肃物产集团.doc

PAGE 1 甘肃省物产集团办公自动化 软件系统（OA）管理办法（试行） 集团办公自动化系统（以下简称OA系统）是为了实现集团公司网上办公和信息资源的共享的软件系统。OA系统是集团信息化工程的重要组成部分，是提高集团系统整体办公管理水平的重要手段。为了加强对集团OA系统的管理，提高整个集团系统工作效率，有效降低和节约成本，加快集团信息化工程，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合集团实际，制定本办法。 一、 总则 OA系统是集团管理信息传递的有效平台，它集合了集团系统各单位（部门）方方面面信息，也是集团加快推进“十大工程”的重要工具。各单位（部门）全体员工都要关心、维护该平台。 1．要充分体现全体参与，保证“上情下达、下情上报”的途径畅通。 2．根据各单位（部门）不同的管理要求，不断地进行完善。 3．为规范维护，建立可控和自由发挥的管理、传递和沟通机制。 二、使用范围 集团领导班子，下属各单位（部门）、机关各部（室）全体。 三、组织职责 OA系统在运行中，各单位（部门）要各负其责，协同配合。具体职责如下： 1．集团办公室是OA 系统工作监管执行部门，负责OA系统监控、检查、督办工作。主要职责为： （1）负责OA系统各大功能模块信息内容更新的监督； （2）负责OA系统的管理维护、监控、检查,保障各单位OA 系统日常运行； （3）负责OA系统集团本部工作流程设计工作； （4）负责集团领导的培训、各单位系统管理员的管理和技术指导工作。 2．各单位办公室是各单位OA系统的管理部门。主要职责为： （1）负责制定本单位OA系统规章制度； （2）负责设定、监管OA系统管理员的权限； 负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核； （4）负责对系统内的信息保密情况进行定期检查、监督； （5）负责本单位功能模块编写权限的设置。 3．其他部门主要职责为： （1）负责制定本部门OA系统相应管理制度； （2）负责指定部门系统管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等工作； （3）负责根据本部门工作需要，提出优化需求； （4）对单位制度、报告、考核、档案、报表等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。 四、文件管理 1．文件的发送和接收 （1）由集团各单位（部门）、机关各部（室）发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等），以及部室与部室之间、各单位之间传递的信息资料等统一采用OA系统发送； （2）电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、抄送部门、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同； （3）电子公文与纸质公文具有同等效力，如需要对外提供纸质文件，各部门可向本单位办公室申请正式文件； （4）单位文档管理员要做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查； （5）机关各部（室）下发的各类公文仍按原流程起草、审核、签发； （6）各单位（部门）系统管理员每天上班后和下班前都必须及时登录本单位系统查看通知和接收文件，如因请假或出差时间较长，须授权其他人代办； （7）电子文件发送后，办公室发文人员应根据公文的缓急程度对所发文件的接收情况进行检查、催办、督办，发现问题及时与本单位系统管理员联系。 2．文件共享与归档 共享文件：各单位（部门）将本单位的无保密性的实用文件资料（好人好事、学习资料、政务公开等）在本单位系统上公开发布，供各部门之间互相学习交流。 单位（部门）私有：单位（部门）内部文档，仅供本单位（部门）查看的文档设置私有权限。 个人私有：个人保密的文档需设置私有权限。 3．通知的发布 办公室下发的非正式文件的通知，单位内部传达的通知一律采用本系统的协同功能来发布和管理。 五、登录规范 1．系统所有用户至少每天在上班后登录一个小时，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。系统管理员与公文收发员必须保证长期登录OA系统。 2．系统用户必须填写好完整的个人档案，保护好个人登录密码并定期更换。多人共用一台计算机时，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入系统工作环境。 六、OA系统安全 1.严禁对网络软件和硬件进行非法操作，系统必须安装杀毒软件。 2. OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集团和他人利益的活动。不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 3. OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 4．未经管理人员的同意，任何人