接待管理制度精编.doc

接待管理制度 编制：张燕锋 审核：袁意江 批准：赵尚吾 日 期 章 节 修订内容 修订后版本 制/修订人 审核人 2009.2.25 全文 新增订 2.0 杜 群 袁意江 2010.2.24 全文 修订各条款 3.0 张燕锋 袁意江 1 目的 为了进一步规范接待工作程序，提高接待效率，树立公司良好形象，特制定接待管理制度。 2 适用范围 本制度适用范围为公司各级领导、各部门。 3 接待原则与职责分工 3.1 坚持有利公务、简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费的原则。 3.2 坚持接待报告制原则。凡属公司级接待，接待对口部门应及时向公司办通报，战略用户、关键供应商及省市处级以上、集团总部领导来司的接待，公司办或对口部门应报告公司主要领导。 3.3 坚持统一归口管理的原则。公司办负责公司领导交办的接待工作，负责公司接待服务工作的归口管理和指导。外事接待由进出口公司负责，公司办及相关部门配合接待。一般专业性的部门业务接待，由相关对口部门安排接待。 3.4 参加公务接待的公司各级领导和相关人员要按照接待计划参加接待活动，因特殊情况不能参加的，应报告参加公务接待的主要领导。 4 公司级接待对象 4.1 来公司联系业务的战略供应商副总经理以上的客人； 4.2 应邀来公司的战略用户部长以上客人； 4.3 中央、省市政府、协会来公司检查、指导、调研等工作的处级以上和相当于这一级别的领导； 4.4 集团公司部长以上的领导； 4.5 公司主要领导交办的其他接待客人。 5 接待工作内容 5.1 公司级接待必须由对口业务部门提前半天填写《接待通知单》，公司办公室接到接待通知，根据来宾目的和要求，确定接待室及安排做好接待，并通知有关领导参加。如果接待预排时间有变动的（半小时以上），业务部门应及时通知公司办。 5.2 公司级的重要接待，由公司办制定接待计划，经总经理批准后，确定接待人员，按具体接待事项进行布置。 5.3 由相关对口部门具体负责的接待，应制定好接待计划，经主管领导审查批准后，并提交一份接待计划给公司办，公司办配合做好接待工作。 5.4 公司办按照来宾行程安排信息，提前做好迎接客人的车辆接站接机、住宿安排、联系宴请酒店、商务活动日程安排、安排领导前往来宾下榻处看望客人、组织好客人活动、赠送礼品、来宾的票务及安排好来宾返程事宜等相关工作。 5.5 公司办根据接待来宾信息及时在电子显示屏写出欢迎牌。 5.6 公司办前厅接待员要做好重要来宾的引领及大厅卫生督促管理。公司办清洁员要做好办公楼（厕所）等卫生保洁工作。 5.7 公司办接待人员要对接待前的准备工作逐一进行检查落实。负责安排好接待室及卫生工作，准备好公司宣传资料，根据需要提前做好投影设备的安装，负责通知参与接待的相关领导及部门，并相应做好茶水摆放等工作。 5.8 重大的接待活动，公司办接待人员要对接待过程全程跟踪，衔接有序，确保接待工作顺利进行。 5.9 来宾如果需要进厂参观的，应参照公司保密制度，按照来宾工作的性质确定参观路线，对口部门或领导陪同参观。 5.10生产制造部在接到公司办的重要接待通知后，对生产现场环境督促进行清扫、检查、考核，做好接待来宾参观的各项准备工作。 5.11 企业文化部和武装保卫部对重要的接待活动负责做好入厂通道的疏通、现场保安及宣传报道工作。负责做好大型接待、会议的横幅、广告策划、宣传等工作。 5.12 物业管理公司负责入厂通道的卫生清扫，根据需要提供摆放绿色植物及花卉，由公司办督办落实。 5.13 相关接待部门必须随时与公司办保持联系，如遇到接待中的安排发生变化，应及时通报公司办，以便公司办及时做出相应的调整措施，防止出现接待工作失误，保证接待工作的圆满完成。 6 接待工作要求 6.1 树立宾客至上，为来宾服务的思想。接待人员从接听电话、引导、引见介绍到乘车行路和每一细节都要做到主动热情、落落大方、恰到好处。要力求讲普通话。 6.2 制定周密细致的接待计划，特别是大型接待活动，要有具体接待方案，责任落实到人。 6.3 接待人员服务要主动、周到，态度要谦虚，用语要文明，对接待工作认真负责，实事求是，诚恳待客，不卑不亢。 6.4 接待过程中要特别注意保密工作，迎来送往尤其要注意言谈举止，注意内外有别，严守公司商业秘密。 6.5 办不成的事或解决不了的问题，要及时向主管领导汇报，注意做好解释工作，使来宾满意。 6.6 接待工作未落实，导致接待工作严重失误而影响公司形象的部门及个人，以及部门未填报《接待通知单》和接待中安排发生变化不及时通报，导致接待工作不到位的，公司办将按工作质量事故处