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第一章 1.电子文件的概念：国家机关或社会组织、个人在履行其法定职能或处理事务的过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。 2.两个基本特征：文件是电子文件的概念基础（功能属性） 数字信息（技术属性） 3.电子文件的作用：广泛应用于信息传递和社会交往； 支持各项业务和管理活动的高效和可持续发展； 维护社会组织和个人的合法权益； 延续历史，传承文明 4.电子文件的三要素：内容，背景，结构 5.电子文件的种类：按功能划分为：主文件、支持性、辅助性、工具性 按生成方式：原生电子文件、数字化电子文件 6.文件生命周期理论：文件从其形成到永久保存或销毁是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态变化可分为若干个阶段；文件在每一阶段因其特定的效用状态和价值形态，而与价值主体、保管场所和管理形式之间存在一种对应关系。（全程管理、前端控制的理论基础） 7.文件连续体理论：四个坐标轴：文件形成者轴、业务活动轴、价值表现轴、文件保管轴 8.电子文件的特点：数字信息的非人工识读性 计算机软硬件系统的依赖性 信息与特定载体的易分离性 信息的易变性 信息储存的高密度性 多种信息媒体的可集成性 信息组织的多维性 物理结构和逻辑结构的分离性 信息的可操作性 9.电子文件的形成特点：电子文件与形成活动的伴生性 电子文件之间的有机联系性 电子文件种类与状态的多样性 内容、结构、背景信息的分散性 第二章 1.电子文件的管理目标：保证电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性，提高工作效率 （过程真实性、内容真实性） （困难：电子文件易改性、技术措施不配套、软硬件依赖性） （《电子文件归档与管理规范》（18894-2002）真实性四项措施：建立电子文件操作者可靠的身份识别和权限控制；设置操作日志；防错漏防调换标志；对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施） 2.电子文件的效用：管护信息资产；提高工作效率；保存数字记忆；方便利用共享 3.电子文件的管理原则：全程管理原则、前端控制原则、真实性保障原则、可读性保障原则，集成管理、完整性管理原则 6.管理模式：双套制和全电子化 集中式与分布式 （双套制：同一份文件实行纸质版本和电子版本的双套储存管理（双轨双套制：机构在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本；单轨双套：先形成电子文件，电子文件归档时制作相应的纸质拷贝一同保存） 全电子化） 7.文件中心的类型：现行文件查询服务型、备份型、中转站型、永久保管型、系统服务型 8.数字档案馆：概念：运用现代信息技术对电子档案及其他信息资源进行采集、存储、管理，并通过各种平台提供利用的档案信息集成管理体系。 功能：数字信息的汇集功能、管理功能、发布功能 特征：管理对象的虚拟性、馆藏资源集成性、管理手段技术性、运行空间开放性、信息服务便捷性 9.电子文件的管理标准：P85 第四章： 1.捕获：对电子文件进行实时收集和储存的方法与过程，捕获的对象是需要保存的电子文件及其元数据 2.电子文件归档：具有保存价值的电子文件一经形成或办理完毕后转化为具备档案属性的电子文件的过程。 3.捕获与归档：形成背景不同、管理视角有别、操作对象有别、操作时间有别 4.归档与移交：归档发生在机构内部，移交发生在不同机构之间，归档是机构内业务系统与电子文件管理系统之间的数据交换，移交是机构的电子文件管理系统与其他第三方机构的电子文件长期保存系统之间的数据交换； 归档的对象是具有保存价值的电子文件，其保存价值有长有短，移交的对象一般是具有长期或永久保存价值的文件。 5.电子文件的捕获流程：文件抓取、元数据抓取→文件与数据整合→验证→登记→分类组织 储存保管 跟踪（记录、警告） 6.电子文件的捕获方式：自动捕获和手工捕获 7.电子文件归档范围：能提供机构方针及行动的证据和信息的文件 能够提供与其服务对象之间