全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT1294.docVIP

全 宗 卷 规 范 中华人民共和国行业标准DAT 12-94 全 宗 卷 规 范　　　　中华人民共和国行业标准DA/T 12-94 　　　　 　　　　1 主题内容与适用范围 　　　　1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 　　　　1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。 　　　　1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。 　　　　2 引用标准 　　　　DA/T 1--92 档案工作基本术语 　　　　GB 9705--88 文书档案案卷格式 　　　　3 全宗卷编制原则 　　　　3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。　　　　3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 　　　　3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。 　　　　4 全宗卷的主要内容 　　　　4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。 　　　　4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。 　　　　4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 　　　　4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 　　　　4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 　　　　4．6 　　　　档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 　　　　4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 　　　　5 全宗卷的整理 　　　　5．1 　　　　全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。 　　　　5．2 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 　　　　5．3 　　　　卷内文件材料按问题--时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。 　　　　5．4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260 mm×185 mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。 　　　　5．5 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220 mm，其高度可根据需要分别设置30 mm、40 mm的规格。卷盒面、脊印全宗卷三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。 　　　　6 全宗卷的管理 　　　　6．1 　　　　档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如：50-1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。 　　　　6．2 馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。 　　　　6．3 档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。 　　　　6．4 全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。