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材料采购报销制度 一、 采购流程 1、仓库根据工程部制定的用料表，结合原材料库有数量，填制《采购申请单》 ，报送采 购部。 2、 采购部根据《采购申请单》制定《采购合同》 ，经部门经理、总经理批准后，采购 部门方可进行采购，原则上不见单不采购。 3、 审批后的采购申请单交采购员采购，同时送一份财务备案。 4 、采购物品的经办人员应本着勤俭节约、质优价廉的原则实施采购，谨防假冒伪劣和 以次充好，必要时可请专业人员一同前往把握质量、 技术关，采购物品必须取得如实的合 法的购物凭证。 5、日常采购计划需提前 5 日申报采购计划， 大宗材料的采购计划需提前 15 日上报计划 同时交一份与采购员先期进行的询价表。 6、对于大宗材料的采购，采购员在接到采购计划后，立即进行询价，采购员在询价过 程中应尽可能多的进行询价， 同时将询价结果以及询价单位的资料 （包括但不限于营业执 照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等）报项目经理及项目负责人审批；采购员 须按审批后的核价单、供应商及采购申请单进行采购。 7、特殊情况： 1、采购金额在 5000 元以下（含 5000 元），可先行采购，后补办采购申请单（时间控 制在 2 天以内）； 2、采购金额在 5000 元以上 10000 元以下 （含10000 元），须电话告知项目负责人， 经 同意后予以先行采购，后补办采购申请单（时间控制在 2 天以内）； 3、采购金额在 10000 元以上的，一律必须先办理材料计划手续， 否则采购员不予采购； 对于提前采购的， 没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的， 项目 部财务有权不予以认可，所造成的损失由采购员自行承担。 二、借款： 采购员根据采购申请单， 填写 “借支单”，由项目经理及项目总负责人审批签字后由财 务部负责人确认，然后到出纳处办理借支。 三、入库： 1、购回材料先交项目部库房办理入库手续， 必要情况下可让质检员协同监督； 在双方 或三方的对票清点后归类存放， 同时，库管员必须按所采购材料的清单、 发票或收据内容 1 据实填写《入库单》 ，并将《入库单》的第三联交与采购员。 2、对所购物品与购物凭证内容不符，或者物品短少、损坏、变质劣质等情况，库管人 员应严格把关拒绝验收。 对未经申购擅自购买或擅自改变申购计划购买的物品， 库管人员 不得验收。 四、费用报销的规定及流程 1、《采购合同》确认后的预付款支付： 1.1 财务部门凭 《采购申请单》、《采购合同》或 《付款清单》，办理预付款的支付工作。 1.2 审批流程：部门经理审核→财务部负责人复核→ 财务付款 1.3 完成以上审批程序后，方可安排付款。 2、原材料现金采购费用的报销： 2.1 财务部凭《采购申请单》 、《费用报销单》、《采购合同》、《送货单》、《入库单》，发 票办理报销业务。 2.2 审批流程：部门经理审核→财务负责人复核→总经理复核审批签字。 2.3 财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。 2.4 采购员须在采购后 3 天内完成签字报销手续， 并交财务进行冲帐 （特殊情况除外）。 2.5 对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账， 并定时协助财务部门进 行往来确认。 2.6 办理报销的购物凭证必须有经办人员、验收人员、审批领导的签名；对不符合有关 财政法规的支出，应及时向总经理汇报，妥善处理。 3、采购物品时，如有手续费、差价补贴等情况发生，采购部