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學校憑證審查注意事項 93.05.10 九十二學年度第十七次行政會議通過 壹、外部單據（例：發票）報支使用原則： 1、請使用合法之憑證：發票或收據（小額營業人使用），如遇特殊情形，請述明理由，方得使用支出證明單（稅捐單位查核嚴緊）。 2、學校為【非營利機構】，請廠商開立二聯式發票『依稅法之統一發票使用辦法第七條規定』及『教育部台(87)會(二)字第八七０九八九七九號函』辦理，為符合查帳規定及高指標之行政品質，請配合規定。在採購物品時，發票上務必請廠商打上學校統編（收銀機式發票）或寫上買受人（手開二聯式發票）；而收據上的統一編號欄(右上角)是指商家（廠商）的統編號碼。發票大小寫金額若有塗改，一律更換新發票（稅法規定）。 3、電話費單據之使用人抬頭須為『元智大學』，不得為私人名稱；且若電話費單據遺失而補單者，請總務處證明此電話號碼為本校那個單位使用。 4、大批發單據請款時須附上送貨單，且送貨單之抬頭須為『元智大學』。 5、往來之廠商名稱為『公司行號』者，均須開立發票；合法登記營業之公司行號不可能同時可開立發票又使用收據。 6、參加訓練課程、研討會等報名費之收據抬頭，請開立『元智大學』，個人抬頭之收據無法報帳。 7、發票若遺失，報帳時，除使用廠商存根聯之影本發票外，同時需加蓋「與正本相符」及「發票章」之字樣，另須附上廠商開立之切結書，說明遺失原因（並蓋上公司大、小章以及寫上發票號碼）。 8、購買學校物品，在開立發票時，請將公物及私物分別開立。 9、購票證明單（郵票）金額伍仟元以上（含伍仟元）者，須有郵局主管蓋章。 10、向國外購買物品時，須附上正本之INVOICE 或RECEIPT。 11、便當費之單據須註明購買數量及單價，並說明報支用途。 12、影印費之單據須註明影印項目、數量及單價（若廠商未標示影印項目，請自行於空白處補充）。另外：未到期之租賃款，請勿提前開立發票請款。 貳、校內申請報支流程及原則： 一、申報報支之基本原則： 1、無法取得合法憑證時，一律填寫支出證明單並述明理由（非不得已儘量不使用），以供會計師查核。 2、暫借款請注意時效，借款單上請註明預算來源之計劃編號，並附經核准（二萬元以下經單位主管；二萬元以上經首長）之詳細計劃或會議紀錄等；活動經費執行完二週內，請將餘款繳回出納並檢齊有關憑證送交會計室辦理沖帳結案手續。（經常門費用類於付款後二週內，資本門設備類於進貨後一個月內沖銷借款） 3、黏存單上之經手人、驗收人、單位主管均須完整填寫。跨單位使用預算，請先會簽該單位主管。 4、黏存單請款之金額小於發票（或收據）上之金額時，請註明其原因，並在發票（收據）上寫明實付多少金額並加註經手人簽章。 5、報帳之黏存單送出前，請檢查附件是否齊全（如請購單遺漏否？），手續是否完備（如單據上主管是否遺漏簽章？），發票、請購單、估價單等上列之金額、廠商名稱是否一致？粘存單右上角之各項表單編號（如採購單編號、計畫編號、計畫名稱、會計科目），右下角之摘要，請填寫清楚（如：9/15第二次系務會議晚餐便當10個，10/1影印系務工作計畫500張@0.5計$250）。 6、請各單位送出之黏存單依照黏存單上之說明將憑證整單整齊後再送至會計室審核，否則將黏存單退回至原單位，若因此有延誤付款情事者，由各單位自行負責。 7、黏存單、報表之內容、資料，請勿塗改，如有更改，應由當事人蓋章（如領款人）。 8、學校校內預算不得與國科會計劃之預算合併使用。 9、使用校內預算來源之購案，不得以中央信託之方式採購。亦即非使用教育部獎補助款者，不得依「中央機關財物集中採購實施方案」，利用共同供應契約〈契約編號：04-LP5-0380〉，逕向中央信託局購料處訂購。 10、預算保留款需與原計劃編列用途相符。 11、行政管理研究計劃補助（秘書室提供）及教材製作．教學改進研究計劃補助（教務處提供）部份，其請購單、黏存單須會簽以上二單位之主管及經辦人。 12、各項已結案表單均可經由IE預算會計系統中的『表單查詢』， 得知傳票總號、傳票分號、付款日期、支票號碼等，以利大家向出納查詢或提供廠商貨款資訊。 13、報帳時單據為發票者，請填具發票號碼（含英文字軌）；為收據者，請填收據號碼，如無收據號碼者則免填。 二、零用金申報注意事項： 1、應付款金額未滿1，000元者亦請由零用金報支。 2、款付個人請以零用金報支。 3、請不要自行墊付款項予廠商，統一由學校開立支票付款，可免日後瓜葛。即五仟元以內之零星支出，才適合以零用金報帳，五仟元以上(含五仟元)之支出，如確有必要支付現金予廠商時，請敘明理由，簽請首長核准。 4、零用金款付對象不得為學生。 5、原申請人可更正支付日期、發票號碼及摘要，更正後請記得重新列印表單。 6、 國內出差旅費報支請參照人事室公告之標準報之。 7、報支差旅費請檢附支用