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行政知识培训 仅供内部使用 员工行政入职须知 新员工入职流程图 员工行政入职须知 1门禁系统应用 ① 前台在接到人力资源部发布的员工入职信息后为新员工录入指纹信息，发放门禁卡。门禁卡发放时要请员工在《门禁卡（指纹）登记表》中签字，前台留存备查； ② 员工离职后及时从门禁系统中删除其指纹及门禁卡权限； 2 固定资产领用登记 员工入职时，根据职称和所在岗位的不同，行政部将给予相应配置标准的电脑和电话的支持，新员工可根据自己的需要请网管为之安装工作所需的软件，前台人员将为之发放签字笔、记事本、档案袋等工作中常用的办公用品。（关于电脑配置标准可以到公司内网去查询《北京怡生乐居广告有限公司办公设备采购标准（暂行）》） 员工行政入职须知 3工作证/工位牌的制作 新入职的员工需要联系前台申请印制工作证和工位牌。需要提供的信息有：姓名，职称，电子版的一寸白底证件照。 日常行政支持 一前台的工作支持 1办公用品 办公用品分为两类：日常办公用品和非常规办公用品。日常办公用品指价值低于固定资产或低值耐用品的日常文具用品、打印、复印纸张耗材、生活用品等；非常规办公用品指价值低于固定资产或低值耐用品的数码配件等，如鼠标、键盘等价值超过30元的办公用品。 A 日常办公用品 每名员工每个季度有30元的日常办公用品申请额度。每个月的15号，由前台的张花根据内网上的办公用品申请记录将物品发放给每个部门的助理。逾期不予发放，所以各位助理在15日当天务必将本部门的办公用品领取完毕。 B 非常规办公用品 ① 填写“非常规办公用品申请表”。 ②签字流程：部门负责人签字—行政部确认是否有库存—网管签字； ③行政部根据审批结果进行办公用品发放。 日常行政支持 2员工名片的印制 员工有制做名片需求时请填写《x年x月x日x部门名片申请表》，务必填全表格上所有信息，说明印制时间正常还是加急，前台收到印制申请后认真核对，对中英文部门职务等信息有疑义与人力资源部确认，结果以人力资源部提供信息为准；如工作需要印制不符于本人职务的名片须得到部门领导批准，员工应向前台提供领导批准文字或邮件，前台确认无误后填写电子版《x年x月x日x部门名片申请表》并留存。 3 公司印刷服务 ① 各部门有打印、复印、制图等需求时，前台可提供印刷供应商联系方式 ② 如需前台协助印制时，前台应将印制数量、尺寸、类型、紧急程度等具体要求向需求部门了解清楚，确认后联系供应商开始印制； ③ 印制完成后，前台通知需求部门领取，请需求部门验收确认无误后在加工结算单上签字，底联由前台保存。 日常行政支持 4 公司快递制度 1. 销售团队： (1)销售人员：工作往来快递可以上报3份/人/月，并由公司付费；个人快递须自费，可以当时结算，也可以由公司从月度工资里扣除代缴。 (2)客服人员：工作往来快递可以上报2份/项目/月，个人快递由个人付费。 2. 其他部门：工作往来快递由公司付费，个人快递由个人付费。 3. 邮寄礼品价值在50元以下的，需自行前往邮局寄发平邮，并索取发票进行报销。 请各位同事在发件前务必在前台“月快递明细表”上登记，并用力填写快递单（发件人姓名、收件人姓名、联系电话和地址），保证填写信息完整，否则按照个人快递结算。同时须在“付款方式”一栏中标注清楚个人件或公司件，此项目必须如实填写，否则按照原件费用的3倍处罚。 5 会议室，投影仪的使用 如果员工需要使用会议室或投影仪，请提前到前台填写会议室/投影仪使用预订单。 日常行政支持 6 充电器 为避免员工上班时间手机没电耽误工作，行政部特在前台准备多种型号的手机充电器，有需要的同事请到前台借用。具体型号有：NOKIA-AC-6C、万能充等 7物品损坏维修 如果员工发现工位桌椅，柜子，锁，电灯等公司物品有损坏痕迹，请告知行政部，行政部相关人员会联系物业及时解决问题。 8订火车票 机票 因公出差的员工需要订购机票或者火车票的，告知前台时间，目的地，班次等信息。前台为之订票，先由员工个人垫付票款，等出差回来后去财务部走差旅报销流程。 日常行政支持 二 行政温馨服务 1饮用水、饮品、水果等供应与分配 A 每个部门的过道处均有饮用机供应热水和冷水。 B 茶水间备有雀巢饮料机以及各种茶叶（绿茶、花茶、花果茶、玫瑰花、菊花、柠檬片等） C 每周一、周五下午面向全公司供应应季水果，每周三下午面向全公司供应酸奶 发放酸奶或水果的时候，由各部门助理按人数来前台领取本部门的。前台会负责登记领用情况。 2小药箱 为关心员工身体健康，行政部在前台设置小药箱，常备一些非处方类药品应急，工作期间遇有身体不适可到前台取用相关药品