机关文书档案的管理.PPT

二、文件材料的归档范围 认识不归档的文件材料： 1.上级普发性、不需办理的文件材料。（任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等） 2.未定稿文件。（一般性文件的历次修改稿、各次校对稿等 ） 3.重份文件及机关内部往来文件。（无查考利用价值的事务性、临时性文件，无特殊保存价值的信封，机关内部互相抄送的文件材料等） 4.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 5.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 二、文件材料的归档范围 把握“七大类”文件材料的收集工作 1. 红头文件:如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等； 2. 白头文件:如会议文件、经验介绍、调查报告、某些通知等； 3.公布性文件:如公告、通告、布告等； 4.内部使用文件:如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等； 二、文件材料的归档范围 把握“七大类”文件材料的收集工作 5.记载性文件:如大事记、工作日志、组织沿革等； 6.契约性文件:如协议、合同、意向书等； 7.证明性文件:如介绍信存根、组织关系存根。 四、纸质文件材料整理归档要求 件的构成 5. 会议记录、会议纪要一般一次为一件，会议记录一年一本的，一本为一件； 6.来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 四、纸质文件材料整理归档要求 件的构成 7.介绍信及存根、新闻报道材料 介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件。组织人事部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍信或存根，可按原装订方式，一册作为一件，但跨年度的材料应分别组件。 新闻报道材料中有关系列报道的组件可集中组件，也可单独成件相对集中。专题报道应单独组件。便于日后查找利用。 注意： 1.电子文件归档要遵循“双套制”，要求具有永久、长期保存价值或者其他重要价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。 2.通过OA系统流转的电子文件，在文件流转过程中是有效的，则其按归档要求归档后就是有效的电子档案。 关于制成纸质档案的要求： （一）使用了电子签章的系统制成纸质文件时，纸质文件如果能呈现系统中的电子签章（如印章或手写签名），且其可视效果与有公章或手写签名的纸质文件相同的，可直接打印，不需再在纸质文件上补签章。 （二）如不符合上述要求，在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。 五、电子文件整理归档要求 文书电子目录样板：年度-机构(问题)-保管期限 五、电子文件整理归档要求 文书电子目录样板：年度-机构(问题)-保管期限 五、电子文件整理归档要求 文书电子目录样板：年度－保管期限 五、电子文件整理归档要求 文书电子目录样板：年度－保管期限 * 目录编排： (1）按年度—机构（问题）—保管期限分类的： 2016年—办公室—永久…… 2016年－指导处－永久…… 2016年—科教处—永久…… 2016年—办公室—30年…… 2016年—指导处—30年…… 2016年—科教处—30年…… 2016年—办公室—10年…… 2016年—指导处—10年…… 2016年—科教处—10年……。 四、纸质文件材料整理归档要求 * 目录编排： （2）按年度—保管期限分类的： 2016年—永久； 　　 2016年—30年； 　　 2016年—10年。 四、纸质文件材料整理归档要求 * * 全 宗 名 称 全 宗 号 年 度 保 管 期 限 机构或问题 归档文件目录夹正面标签式样 四、纸质文件材料整理归档要求 * 归 档 目 文 件 目 录 夹 背 脊 标 签 式 样 全宗号 年度 保管期限 机构或问题 四、纸质文件材料整理归档要求 * 装盒、排架 四、纸质文件材料整理归档要求 涉密文件归档管理要求 严把入口。收文单位对普发性不需办理的涉密文件不归档。 统一整理。在同一年度里，涉密文件和非涉密文件一起整理，统一编号。 实体管理。同一保管期限中，涉密文件集中排列在期限的最前或者最后边，单独装盒，并在档案盒背脊最下方标注“密件”字样。 如档案库房不完全符合保密要求，应单独采用保密柜保管。 四、纸质文件材料整理归档要求 涉密文件归档管理要求 目录编制与管理： 如目录编制在涉密计算机中进行，则相应密级的涉密文件可与非密文件一同著录完整的目录信息。 如目录编制在非涉密计算机中进行，涉密文件解密前，文件