研究所办公自动化系统建设方案.docVIP

PAGE PAGE 6 研究所办公自动化系统建设方案 中国电子科技集团公司第三十四研究所 摘 要：针对科研单位信息化建设的特点，对办公自动化系统的基本功能、开发的技术路线以及设计安全性要求进行了描述，提出了适合于研究所信息化管理的建设方案。 关键词：信息化 办公自动化 协同办公系统 1 引言 近几年来，信息化建设得到社会各界的普遍重视，广大科研院所的管理信息化也取得了显著的进展，大部分科研所都已建成了覆盖所有办公场所、科研现场的计算机局域网，计算机已成为广大科研人员普遍使用的设计工具，适用于科研院所的办公自动化系统也普遍得到应用。由于研究所的业务特点，所使用的协同办公系统(OA)也有其独特之处。本文以中小型科研单位为例，提出了适用于研究所的OA系统建设思路和初步方案，仅供参考。 2　研究所办公自动化系统的需求分析 研究所是从事工程研究工作的单位，随着我国科研体制改革步伐的推进，大部分研究所都已由传统的单纯科研型向科研经营型、科研生产结合型转变。除了极少数从事公益事业的研究单位外，传统意义上的研究所已不复存在，绝大部分的科研单位实际上已逐步转变成既开展科研，也从事生产、经营的高科技企业。不过，这种由传统研究所向高科技企业的转型要经历一个过程，目前仍有相当部分的科研单位还处在转型期，其办公自动化系统的建设要考虑到转型期的具体要求。 尽管计算机在科研单位的使用已非常普及，但对处于转型期的中小型科研单位来说，管理信息化大都处在单机应用阶段，信息化建设的程度普遍不高，具体有这样一些问题： 一是在行政事务管理方面仍以传统手工作业方式为主，现代信息技术应用的水平不高；二是许多信息资源限于部门内部甚至个人使用，资源的共享程度比较低；三是科研管理处在转型期，管理流程、工作程序处在变化当中，具有一定的不确定性。 针对研究所管理信息化的不足，建设办公自动化系统主要解决以下问题： （１）创造一个集成化的办公环境，为科研人员提供多功能的桌面办公环境，解决办公人员处理不同事务所需要使用不同工作环境的问题； （２）支持信息传递、无纸化设计，解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，实现工作效率和可靠性的有效提高； （３）提供具有工作流性质的处理过程和监督功能，解决多部门的科研协作问题，推动部门间的高效率协作； (4) 提供集成处理与发布信息的科研工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高科研工作便利性； (5) 提供与其它系统的信息交流，解决由于数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题，减少额外的工作量和大量重复劳动。 3　办公自动化系统的建设目标和原则 3.1　建设目标 在仔细分析研究所办公自动化系统需求特点的基础上，所建设的办公自动化系统要实现如下的目标： （１）各种文件、报表、通知等的起草、传阅、会签、签发、归档等实行电子化流传，真正实现无纸化办公，推动工作流程的规范化； （２）初步实现文件管理、档案管理、图书管理、仪器设备管理等事务性管理工作的自动化，提高工作效率； （３）实现各类信息资源的统一管理，各种数据只需一次录入，便可提供不同部门、不同级别的人员使用，各种报表、报告自动生成，保证数据信息的准确性、协调性、一致性。 3.2　建设原则 为使该系统能够保证整个系统建设目标的实现，系统的建设方案应遵循如下原则： 成熟性与发展性的统一——信息化建设应采用符合目前业界计算机及应用系统发展趋势的主流技术，要求技术先进并趋于成熟。既要保证当前系统的高可靠性，又能适应未来技术的发展，满足多业务发展的要求。要本着“有用、适用和好用”的原则，不片面追求硬软件设施的先进性，强调整个系统的可连接性和整体布局、应用的合理性。 先进性与实用性的统一——采用的技术必须具有先进性和前瞻性，以确保在未来3~5年内不落后；同时也要坚持实用的原则，在满足性能价格比的前提下，坚持选用符合标准的、先进成熟的产品和开发平台。 适应性和灵活性的统一——随着研究所发展的需要，不可避免地需要进行机构及人员的调整，系统应提供充分的变更与扩展能力，适应该调整。系统应具有可视化、灵活、方便的工作流定义工具，系统管理员可在浏览器环境下任意调整或定义工作流程。系统具有智能栏目生成器，用户可根据需要定制自己需要的栏目系统，并且该系统具备信息的增、删、改、存、查和统计汇总功能，并能进行动态授权分配。 可管理性——系统的技术方案要为学习型组织提供多层次的、方便而有效的管理手段，为系统正常运行提供技术管理保障。 可配置性——由于整个系统涉及的部门比较多，业务种类比较复杂，因此系统的灵活配置性就显得非常重要，系统的可配置性应包括部门配置、人员角色配置、公文样式配置、处理流程配置等。 可扩展性——系统的技术方案要能将现有各种资源和应用系统有效地集