建筑工程施工现场文件信息管理措施1.doc

文件信息管理是现代管理制度中的重要一环，信息处理工作的规范化、制度化、科学化，将大大提高信息处理的效率和质量。同时，科学有效的信息处理系统也将能够很好的保障信息在管理运作过程中的顺畅与安全。 针对于本工程总承包管理中施工环节多、涉及面广的特点，我们按照ISO9002标准，参照我们在香港警察总部大楼工程总承包管理中的成功经验，设计了一套科学、高效的文件信息管理系统。 文件信息管理目标 文件信息管理目标为：安全、准确、顺畅、高效。 所谓安全，指信息传播流动的安全。通过一系列的软、硬件措施及严格的规程、制度等，保证信息发送、流通、接收各个环节的安全。 所谓准确，即信息发送、传递、接收，各个环节交接准确，通过一定的核查程序避免信息误发、误传，造成不良影响。 所谓顺畅，指信息传播顺畅，信息更新及时、到位。 所谓高效，指信息的发送、传递、接收简洁有效，运转稳定。 信息流动模型 依据总承包模式，首先，大量的信息流动发生在业主、总承包商、设计院和监理公司之间；其次，更多的信息流发生在总承包商与各分包商、指定分包商、供应商之间。信息流动模型如图所示。 在下图中，双箭头代表信息的双向流动。图中模型表明了总承包商在信息处理中所处的核心位置。首先，总承包商把来自业主的信息进行处理，发送给相关单位，同时把反馈（如果需要）信息返回给业主。其次，总承包商把来自设计院和监理公司的信息进行处理，分别向上发送给业主，向下发送给分包商、指定分包商或者供应商，同时将反馈（如果有）信息进行处理。 业 业 主 设计院 总承包商 监理公司 分包商 指定分包商 供应商 文件管理实施方法 文件管理总则 第一条 为使“大连期货大厦工程”总承包管理工作规范化、制度化、科学化，提高文件处理工作的效率和文件质量，特制订本条例。 第二条 文件是本工程项目部在经营管理过程中所形成的具有约束力和规范体制的公务文书，是传达贯彻政府机关、业主的指示精神，发布行政规章，施行总承包管理，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、工作交流的重要工具。 第三条 项目部行政部和技术部是本项目所有文件的处理机构及管理机构，行政部负责行政文件的处理，技术部负责技术文件的处理。 第四条 项目部行政部和技术部文员负责文件处理工作，文员应当忠于职守，具备有关专业知识。 第五条 规范行文格式，努力提高文件处理的工作效率和质量，行文要少而精，注重效用。 第六条 文件处理必须做到及时、准确、安全。 第七条 在文件处理过程中，必须严格执行有关保密规定，确保本项目商业机密的安全。 第八条 文件形式必须以书面形式存在。书面形式指文件、信件、影像资料和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 第九条 本办法由项目部行政部负责解释。 文件分类 按照内容划分，文件可分为两大类：行政文件与技术文件 按照层次划分，文件可分为以下几类： 1）、决定： 适用于对重要事项或者重大行动做出安排； 2）、通告： 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； 3）、通知： 适用于批转分包商的文件，转发政府机关、业主和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求分包商办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用； 4）、通报： 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 5）、报告： 适用于向政府机关、上级公司汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复政府机关、业主的询问。 6）、请示： 适用于向政府机关、业主请求指示、批准。 7）、批复： 适用于答复各分包商请示事项。 8）、指令： 适用于对各分包商下达指令。 9）、函： 适用于不相隶属单位之间相关商洽业务、询问和答复问题等。 10）、工作联系单： 适用于对分包商或不相隶属单位之间的一般性业务商洽、不合格情况处理。 11）、会议纪要： 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 12）、图纸与技术文档： 由业主或者设计院提供的图纸及技术文档。 13）、其它： 统一由总承包商制订的，由分包商、指定分包商提交给总承包的一些文件，例如报告、申请等。 （数据电文在本章13.4.5、13.4.6另作说明与规定） 文件格式 文件格式主要指发文格式。 发文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报、抄送单位等部份组成。 所有发文均使用中文。 1）、发文字号 文件编号以部门及年份为主，各部门具有不同的代码。 文件编号形式如下： [ 中建总/期货广场/ＸＸＸ/ＸＸＸ/ＸＸＸ] 序号年代号 序号 年代号 部门类别简称 广州白云机场项目名称简称 中国建筑工程总公司简称 中建总：为中国建筑工程总公司简称 期货广场：为大连期货广场项目简称 草图编号： [草图/期货广场/ XXX] 其中XXX为草图