《公务接待管理规定》.docVIP

公务接待管理制度 XM/A005-2015 第 PAGE 8 页 共 8 页 版本/改次：A/0 福建省莆田新美食品有限公司 公务接待管理制度 文件现行版号：A 首版生效日期：2015年10月1日 本版生效日期：2015年10月1日 发放编号： （盖受控章处） 文件编号： XM/A005-2015 总 页 数： 8 编 制： 编制日期：_____________ 审 核： 审核日期：_____________ 批 准： 批准日期：_____________ 文 件 更 改 记 录 本文件根据实际需要作如下更改，已经相关部门会签并呈报核准，签核意见及变更具体内容，见附页[文件更改通知单]。 修改状态 日期 修改单节 修改内容 修改人 审核人 批准人 公务接待管理制度 一、目的 为树立集团品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则。 二、范围 本标准适用于集团各种接待工作。 三、公务接待基本原则 对口接待、热情服务、节俭高效的原则。本着提高办事效率，加强与业务部门联系的原则，实行对口接待，提倡节俭，杜绝浪费。 领导审批、严格标准、严格控制的原则。公务接待必须严格按照公司规定的标准安排，对各类公务接待实行领导审批制。 公司所有接待均要符合工作需要。非公务接待活动，包括出差期间的餐费及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。 公司所有接待均由行政中心负责安排，按照标准执行，其它部门无权安排。 招待费属公务性开支，严禁私客公待、无客自请。 四、职责 行政中心为集团公务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，并做好后续重要信息的传递及存档工作；集团各部门在接到客户来访预约后，应提前1到2天告知，应填写《接待申请单》及时把信息传递到行政中心，并协助其拟定接待计划，由行政中心统筹协调，无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。 五、计划与准备 1、行政中心在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时，应充分与申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政中心根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、行政中心根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。 4、行政中心根据情况计划安排客户用餐、娱乐项目。 5、如有会议，需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备，大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。 6、根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政中心接待人员协调安排，统一调度。 7、如有需要行政中心应根据情况提前为客户购买车票或机票。 六、接待标准 一级接待标准 接待对象 政府部门厅级、局级及以上级别人员、大型集团董事长/总裁、社会各界知名人士、重大公司业务客户 住宿标准 准五星/五星级酒店，商务套间 餐饮标准 大型高级饭店或公司宴会厅 特殊公务用餐标准 接待陪同人员 董事长、总裁、副总裁、接待人员 接待车辆 轿车/商务车； 1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，遵守介绍时的先后次序。要先介绍主人，后介绍客人。在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次介绍。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在3秒内。 2、座谈：确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于会议室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 会谈结束，董事长及各与会人员陪同对方参观我集团办公环境，并由专员负责讲解介绍。参观完毕，我方全体人员配合送客，董事长送至电梯口，其他人员陪同对方送至停车场。 3、用餐标准：行政中心根据集团标准预定饭店，一般为大型高级饭店（本地特色也可）。 4、下榻宾馆标准：行政中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星/五星级酒店，商务套间。 5、根据情况向集团申