《当代集团人力资源文件归档管理制度》.docVIP

附件： 当代集团人力资源文件归档管理制度 目的及适用范围 集团人力资源文件归档管理制度是针对集团各中心、各集团公司人力资源档案的管理、真实全面记录职员的全部工作经历，使档案管理标准化、制度化； 集团各中心、各集团公司及其子公司须严格遵守本制度，各集团公司可依据本制度，根据各集团公司的实际情况制定相应实施细则，报集团人力资源委员会审批通过后执行。 释义 职员档案：指集团全体职员劳动合同、培训、福利等所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、凭证、证件等不同形式的历史记录。 原则 统一管理原则：集团全体职员档案由集团人力资源中心分不同情况存档或备案； 职员档案完整原则：确保职员档案完整、准确，反映职员的真实内容和历史过程； 时限原则：集团全体职员入职、转正、调动、离职后7个工作日内，人力资源部门需更新该职员的职员档案，并报集团人力资源中心备案。 组织管理及权限 集团人力资源委员会 审批《当代集团人力资源文件归档管理制度》； 集团总裁 审核《当代集团人力资源文件归档管理制度》； 集团人力资源中心 《当代集团人力资源文件归档管理制度》的制定、解释、修改； 集团各中心职员档案的建立、监约、审核、备案； 各集团公司副总经理级以上职员档案原件归档；各集团公司副总经理级以下职员档案复印件备案； 各集团公司子公司副总经理级以上职员档案原件归档；各集团公司子公司副总经理级以下职员档案复印件备案； 计划财务中心全体职员、各集团公司及其子公司负责印信、证照管理的职员档案原件归档。 各集团公司人力资源管理部门 本集团公司职员职员档案的维护管理； 各集团公司副总经理级以上职员档案复印件备案； 各集团公司副总经理级以下职员档案原件归档； 各集团公司子公司人力资源部门 负责本公司职员档案的维护管理； 各公司副总经理级以上职员档案复印件备案； 各公司副总经理级以下职员职员档案原件归档； 档案管理 职员档案内容 职员档案自职员报到之日起由各级人力资源部门建立，职员须保证职员档案资料内容的完整性、实效性、真实性，并有责任向人力资源部门提供所要求的一切资料。 基本类 身份证（或户口卡）原件及复印件； 毕业证书、学位证书原件及复印件； 职称证书原件及复印件； 驾驶执照原件及复印件； 近期1寸照片4张 ； 体检表原件； 入职准备工作安排单； 入职手续办理单； 职员入职登记表； 新职员入职引导确认书； 职员转正申请审批表； 转正述职报告书 ； 转正评审会议记录单； 转正评估表； 劳动合同； 职称证明。 人事变动类 职员调动、借调表； 人事变动手续办理单； 劳动关系转移通知单； 工作移交清单； 离职申请和审批表； 离职手续办理单； 工作交接单； 终止/解除劳动合同通知单； 辞退建议表； 辞退通知书； 解除劳动合同的证明； 协商解除劳动合同协议书； 职员离职补偿金发放通知单。 福利类 购房申请表 购房补助金额通知单 购房协议书 公务购置申请表 公务车使用协议书 培训类 培训协议书 当代集团MBA学习推荐表 借款协议 外派培训申请表 培训成效总结表 其它 归档时间 入职职员档案 新职员入职后7个工作日之内人力资源部门为新职员建立职员档案； 调动职员档案 内部调动职员调动后7个工作日之内人力资源部门完成调动手续的办理，并更新职员档案； 离职职员档案 离职职员离职后7个工作日之内人力资源部门调整职员档案存放位置，及更新职员档案； 人力资源文件的归档管理 集团人力资源中心负责职员档案相关材料的收集、整理和维护工作，保证职员档案的完整性和准确性； 每月15日前，各集团公司人力资源部门汇总职员档案通报集团人力资源中心归档、备案； 集团人力资源中心为每位职员按职员编号设立职员档案册。 职员人力资源文件借阅 职员档案的借阅，只限于集团人力资源部门及各集团公司管理层； 借阅手续，必须经过集团首席人事官同意后，方可借出。 职员人力资源文件保密 档案室（柜）和钥匙必须有专人保管； 建立阅档记录，防止失密泄密； 档案室严禁烟火和放置易燃、易爆等物品； 对所保管的职员档案每月度核对一次； 非管理人员及无关人员一律不得进入档案室； 人力资源部门负责职员档案的职员不准向无关人员谈论、泄露有关职员档案的内容。 职员人力资源文件的保护 人力资源部门应设立规范的档案室存放档案，档案室应严格管理，保证档案资料的完整、安全。 档案室管理要求具体见《当代集团档案管理制度》； 人力资源文件保管期限 在职：永久保存 离职： 总监级以上职员永久保存 经理级职员保存10年 经理级以下职员保存8年 监约管理 集团人力资源中心职业生涯部、ISO管理与监约部为集团及各集团公司职员档案管理的业务指导和监督检查管理部门，每季度对各集团公司及其子公司进