Bitsoft-IAMS-V4.0必特综合档 案管理系统.docVIP

PAGE 必特综合档案管理系统 （Bitsoft-IAMS V4.0） 系统背景 主要功能 技术特点 运行环境 典型用户 Bitsoft 上海必特软件有限公司 上海必特软件有限公司 Shanghai Bitsoft Co.,LTD Http：// 电话：（021传真：（021邮政编码：201203 地址：上海市张江高科技园区（浦东软件园）郭守敬路498号3号楼3层 Bitsoft 　　　　　 　必特综合档案管理系统Bitsoft-IAMS V4.0 - PAGE 9 - 系统背景 为了提高各机关企事业单位的档案管理工作效率、提高档案查找的准确率，加快检索速度，促进档案管理的规范化和正规化，上海必特软件有限公司在原有Bitsoft-IAMS V3.0的基础上开发一套“Bitsoft综合档案管理系统”，版本定为4.0。 该系统为Bitsoft-IAMS V3.0的优化和功能扩充 基于Internet/Intrant和大型网络数据库 集（公文、科技、照片、声像、财会等）档案管理、人员组织管理、系统权限管理和档案分类管理为一体 遵循国家档案标准和档案行业标准 多名科技精英与档案专家的密切合作和精心开发 系统功能结构图如下： 主要功能 操作管理 注 册 ：指用户登录本系统后，可以用其他身份重新登录进入本系统。连续三次登录失败（用户名或口令不对）后无权登录。 修改口令：指用户登录本系统后，可更改自己的口令（密码）。（必须重复两次输入新口令后，才能更改完成！） 任务清单：指该系统有任务需要用户执行时，系统会不断提示用户去执行，例如文件要办理、催还等。 通信信息：可以设定一周（或一月）的会议安排。例如会议召集人、地点、内容、出席人等，输入公共告示供大家阅读；通用信息库输入有关的法规、规定、制度、标准等。 退 出 ：指的是用户退出本系统。 流程管理 收文流转 收文：指纸质或电子文档的收文。 阅批：是文件拟办人对文件如何操作进行批示，然后传给各个不同身份的人进行阅办及传阅（可选中多人），阅批人的阅批意见可以在收文单上反映出来。 登录：记录收文信息，如收件人、发件人、发件地址、收发日期等。 阅办：指阅批后的传阅及办理在网上完成，阅办人在填写意见后就不能继续传阅和阅办（传阅、阅办意见必须自动生成在收文单上）。 归档：指总文秘按字段（收文）检索出一批文件，将收文库与文件登录库链接（复制部分重叠字数）到档案中的临时文件库中，待档案人员归卷时补上有关的档案属性。 发文流转 拟稿：由拟稿人草拟发文稿，并定义相关发文核稿（可选多人核稿）、定稿、签发人员流程。 核稿：指核稿人接收到拟好的稿子进行文稿审核，然后传给定稿人进行定稿（可选）。如有不同意见可退回拟稿人重拟，核稿后的意见必须在发文单上反映出。 定稿：指定稿人对已审核的稿子进行定稿，然后传给最高管理者签发，如有不同意见可退回核稿人重核，然后传给管理者签发，定稿意见必须在发文单上体现。 签发：指文件签发人接收到已定稿的文档进行签发，然后传给总文秘发文，如有不同意见可退回定稿人直至拟稿人重新拟、核、定稿，然后传给总文秘发文，签发意见必须在反映在发文单上。 归档：指总文秘按字段（发文）检索出一批文件，将发文库与文件登录库链接（复制部分重叠字数）到档案中的临时文件库中，待档案人员归卷时补上有关的档案属性。如果档案文件库中已有此文件，系统自动将近期（版次/修改）情况反映在条目上。 档案管理 文书档案管理 案卷级登录：采用卡片式录入和列表式录入两种录入案卷方式。案卷级登录是将案卷的有关属性登录到系统中，包括案卷号、案卷标题、责任者、保管期限、密级、编制日期、归档日期、页数等。其中编制日期、归档日期、页数根据案卷中的文件的属性自动生成。具有增加、删除、修改、保存、案卷定位、文件级属性输入等功能。 文件级登录：采用卡片式录入和列表式录入两种录入案卷方式。文件级登录是将文件的有关属性登录到系统中，包括案卷号、文件材料题名、文件编号、责任者、图幅、保管期限、密级、编制日期、归档日期、收图日期、起始页数、页数、版本号、备品标志、项目名称、项目编号、修改单编号、设计修改单编号根据图纸和文件修改的情况自动生成。具有增加、删除、修改、保存、案卷定位、文件和图纸调入、文件合卷、分卷等功能。对于文件材料只输入其中必要的属性。 案卷级检索：根据输入的案卷信息对案卷进行检索。 文件级检索：根据文件信息对不同案卷中的文件进行检索。文件级登录界面修改文件属性，如果该文件已归卷,能通过翻阅同卷文件并修改属性；能浏览全信息；能将已归卷文件返回其所属案卷登录界面,修改案卷属性。查到的文件一定是最新版本，并且在此基础上能查看旧版本文件。 档案利用 利