外国档 案管理学（第二版）2-第二章外国文件.ppt

第三节 文件与档案的关系 虽然现行文件是档案的前身，但并非所有的文件都能转化为档案，档案只是特殊的文件。各国档案法规和档案学论著或辞书中关于档案是特殊的文件，提出了四条理由： 第一，档案是具有长期或永久价值的文件。 第二，档案是由特定场所永久保存的文件。 第三，档案是有机联系的文件整体。 第四，档案是非现行文件。 二、文件与档案的关系 （二）档案是特殊的文件 第三节 文件与档案的关系 文件与档案的相同点表现为： 文件与档案记录的内容相同； 文件与档案的载体形态和记录手段相同； 文件与档案具有共同的本质属性——原始性和记录性的有机统一。 这三点共性表明，文件和档案属于同一事物。 二者的差异表现为：它们的价值形态不同。 文件阶段的价值形态主要表现为对形成机关的第一价值；而档案阶段的价值形态主要表现为对机关之外的社会各界利用者的第二价值。这种价值形态的差异导致了文件和档案在服务对象、保管场所等方面相应有别。 二、文件与档案的关系 （三）现行文件与档案属于同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现 第三节 文件与档案的关系 文件与档案的密切关系表明文件管理与档案管理必然存在紧密联系，这种联系主要表现为五个方面。 第一，现行文件管理是档案管理的前提。 第二，档案管理是文件管理的延伸和发展。 第三，文件管理和档案管理是一个统一的系统工程。 第四，档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要保证。 第五，文件管理人员与档案管理人员之间存在着相互依存、相互促进而又各自独立的关系。 总之，文件管理与档案管理之间存在着紧密联系，这是由文件与档案的密切关系决定的。文件管理与档案管理之间的紧密联系，正是文件管理成为档案管理实践和档案理论研究的重要组成部分的根本原因。 三、文件管理与档案管理的关系 第二章 外国电子文件的定义、类型和特点 第四节 外国文件 一、电子文件的定义 二、电子文件的类型 三、电子文件的特点 第四节 外国电子文件的定义、类型和特点 当前国外对电子文件 （electronic records）所下的定义多种多样。例如《美国联邦管理法规》（1992年）的定义是：“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定”；国际档案理事会 《档案术语词典》（1995年）的定义是：“电子文件是通常 以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡／带之上的文件／档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”；国际档案理事会电子文件委员会（1997年）的定义是：“一种通过数字计算机进行操作、传递或处理的文件”。 这些定义共同揭示了电子文件的基本特征：依赖计算机生成和读取，以代码形式记录信息；符合文件的属性要求，表明电子文件是文件的一种类型。 一、电子文件的定义 第四节 外国电子文件的定义、类型和特点 （一）按信息表现形式分类 根据电子文件信息内容的表现形式进行划分，可分为文本文件、数据文件、 图形文件、图像文件、影像文件、声音文件等。 文本文件（text）是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 数据文件（data）是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。 图形文件（graphic）是指根据一定算法绘制的图表、曲线图。 图像文件（image）是指使用数字设备采集或制作的画面。 影像文件（video）是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 声音文件（audio）是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 二、电子文件的类型 根据电子文件的功能进行划分，可分为主文件、支持性文件、辅助性和工具性文件等。 主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。 支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件。 辅助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。 （二）按功能分类 第四节 外国电子文件的定义、类型和特点 二、电子文件的类型 （三）按生成方式分类 根据电子文件的生成方式进行划分，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。 第四节 外国电子文件的定义、类型和特点 二、电子文件的类型 电子文件的特点可概括为： 内容信息的非人工识读性。即电子文件使用非人工可识读的符号或数字代码记录内容信息。 系统依赖性。即电子文件的生成、运行、管理和维护都必须借助计算机系统才能实现。 内容信息与特定载体之间的可分离性。即电子文件可在不同载体上同时存在或相互转换，可改变在硬盘上的存址，可从一个软盘存入另一个软盘。 内容信息的易变性。即电子文件由于内容信息与载体的