如何进行时间管理经典专业培训教程.ppt

技能点9 如何兼顾效果与效率 实用范例 英国营业额最大的马科斯——史本塞零售公司的董事长马科斯，在1956年的一天晚上，看见一家零售店打烊好久还亮着灯。他进去一问才知道，职工在加班整理店里的存量卡片。马科斯进一步调查发现，所有的分公司和零售店每年差不多要填100万张这样的卡片，送到伦敦总公司，以便总公司随时知道各分公司的存量情况。 于是马科斯让有关部门研究一下，这样做有无必要，后来经过调查，认为完全可以免除这项统计，因为只要仓库保管员看看货架上的存货，估计个近似的值就可以提出申请，看是否要进货，进货多少，该公司不出一年，就精简掉无关紧要的报表和卡表2600万张，达120吨重。除了节省财力之外，还节省了许多人力，使公司的工作更加有效率。 如何兼顾效果与效率 技能描述 要把一件事做好，存在效率与效果问题。效率是指做工作的正确方式，强调准时，不超出时间预算：效果是指工作完成到什么程度，是否奏效，接下来会发生什么，带来什么影响，很多人只重视效率，却忽视了更重要的效果，做事情应该兼顾效果与效率。★第一次就把事情办好★时时有目标，事事有目标★简化工作程序 提醒您： 第四代时间管理认为 效率多快是一回事，方向 正确最重要。  第八章 克服外因引起的时间浪费  尽管管理者们也在强调时间管理，许多时候也想加强时间管理，但就是不太清楚是什么因素干扰了时间的有效利用。 这里，我们把浪费时间的因素列出来，并针对造成这种情况的原因提出解决方法，供管理者自我检查。其中，由于外部因素的干扰形成的时间浪费我们称之为外因引起的时间浪费。 技能点1 如何克服电话干扰 约翰毕业于沃顿商学院，1992年进入科特公司，任职于人力资源部， 由于工作业绩突出，2000年晋升为人力资源总监。 最近， 由于公司在市场上面临前所未有的挑战，他的工作变得更加繁重，他越来越感到时间的稀缺，有点力不从心。每天，他的电话多达几十个，以致无法进行正常工作，他恨不得把电话线拔掉。他该如何处理这么多电话的干扰呢？ 实践练习 请您根据自己以上实用范例，分析约翰应该如何应付如此多的电话。提示： 电话虽然能够省时，但也能浪费时间。原因是，有些管理者喜欢事必躬亲，凡事喜欢插手，以致来往电话过多；过分阶段地讲一些客套话；没有掌握结束谈话的技巧； 不敢打断对方的谈话；不懂得如何使用秘书或助理。 参考答案 1 由秘书过滤电话 外来的电话由秘书过滤，对于误拨的电话可由秘书直接转到其他部门；对于不重要的电话由秘书处理；对于非得亲自处理但并不紧要的电话可以稍后回话或者由秘书向您请示：对于秘书难以判定重要性的，秘书可以说：“他现在忙，是否请他接电话？”把问题是否重要推给对方判断，对于紧要的事马上回电话。 2 稍后回话法，这样可以把一些电话集中起来回复 3 有时向外打电话可能打不通，可由秘书代劳，自己不直接对外拨打电话，当然打给长辈或上级的电话例外. 如何克服电话干扰 技能描述 阻断干扰 集中回复电话 提醒您 从自己做起，工作中不甘落后要打无关紧要的电话 造成 电话干扰的原因： 害怕冒犯错误别人； 希望保持消息灵通，不想漏掉任何信息； 当别人索要资料等时，自我感觉良好； 享受社交的乐趣或者故意摆脱乏味的确良工作； 没掌握终止谈话的技巧； 没有有效地过滤； 不要担心漏掉细节，学会过滤 电话， 避免电话对工作造成不良影响。 这样，一定能够节省很多时间，把这些时间用 到重要而紧急的事情上，就能够大大提高时间利用效果。 技能点2 如何解决文件繁杂造成的时间浪费 实用范例 一位禅师想从两位徒弟当中选一个作为衣钵传人。一天，禅师对二人说：“你们去给我捡一片最完美的树叶。” 徒弟遵命而去，时间不久大徒弟回来了，递给师傅一落千丈片不完美的树叶，对师傅说：“这片树叶虽然并不完美，但它是我见到的最完美的树叶。” 二徒弟在外面转了半天，最终空手而归，对师傅说：“我见到了很多很多的树叶，但是怎么也挑不出一片完美的。” 最后，禅师把衣钵传给了大徒弟。因为大徒弟能够抓住最有价值的事情，而二徒弟兄由于过份追求完美，一无所获。 左边的一条原因与右边的一种改进方法相对应，请您连接起来。 （主管）优马寡妇断 A、设计简化文件的处理系统 拖拖拉拉（团队向心力不够） B、在放下工作之前应该把工作完成 没有授权 C、给档案标上设定的符号 完美主义 D、过期的文件一定要销毁 文件积压，没有系统归档