课件：归档文整理规则.ppt

示文件内容的，应根据文件内容补充题名。如：关于转发黑市档字［2006]4号文件的通知，补充为关于转发黑市档字［2006]4号文件的通知［执法检查］。第一期黑河档案信息，补充为第一期黑河档案信息［培训班已圆满结束］。干部任职的通知题名要补充文件内本单位任职人员姓名，会议记录的题名要补充会议议题。 4.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿 拉伯数字标注年月日，如无日期或日期不全，应考证后加［ ］。如有原日期，但原日期记载有误时，应同时写全原日期及考证日期。 4.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，大于或小于A4幅面的纸张，有内容的1幅面算1页。来文与复文及其它合成作为一件的文件材料，为合成的总页数。 4.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。 如：缺损、复印件、声像档案的参见号、密级、归档后修复归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等。个别文件的条目需补充和说明的情况较多时，可在备注栏中加注“*”，将其内容填到备考表中“盒内文件情况说明”部分。 4.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。 应注意将年度、机构（问题）、保管期限等类目在表格的右上方（即右肩）打印出来，以便手工翻查时查找类目。 归档文件目录  机构：监督指导科 保管期限：10年 件 号 责任者 文号 题名 日期 页 数 备注 1 黑河市档案局 黑市档字［2008］8号 黑河市档案局关于举办电子文件归档整理岗前培训班的通知 2006 0405 4 4.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目 (见图)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 为了更好地保护手工目录检索工具，最好使用牛皮纸做归档文件目录封面。归档文件目录应一式2份。一份随档案进馆，一份留存于本单位。 4.6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 4.6.1档案盒 4.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)， 盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。 4.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项，见图。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；盒号即档盒的排列顺序号在档案移交进馆时按进馆要求编制。应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油盖记 4.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。 4.6.2备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 4.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 4.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 4.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4.6.2.4日期:归档文件整理完毕的日期 收集　　　整理　　　排架 4.7排架 归档文件按分类方案、装盒顺序排架。　　　　 按分类方案中“年度―机构（问题）―保管期限”分类方法排架的有： ①年度―机构（问题）―保管期限排架法，即先将装盒后的归档按文件分别排架，同一年度的归档文件按机构或问题类别排架，最后按保管期限分开排架。这种排架方法除具有分年度排架法共同的优缺点 外，还能相对集中同一个机构或问题的归档文件，利用同一个机构或问题的归档文件时较方便。但档案移交或鉴定销毁时的工作量大。这种排架方法是目前常见的排架方法之一，比较适合归档文件较多，用于手工管理档案的单位。 ②年度――保管期限－机构（问题）排架法即先将归档文件按年度分开，同一年度中的归档文件按保管期限分开，同一保管期限中的归档文件按机构或问题分开排架。 　　 　　这种排架方法除具有分年度排架法共同的优缺点外，还具有档案的保管、鉴定销毁工作量不太大的优点。但档案利用时存取不方便。这种排架方法主要适合于计算机管理程度较高的单位。 按“年度―保管期限”分类方法排架的方法： 　　年度――保管期限排架法。即先将归档文件按年度分开，同一年度中的归档文件按保管期限分开，同一保管期限中的归档文件 按整理时的自然顺序排架。这种排架方法除具有分