浅谈信息化管理让设备档案发挥更大作用.docVIP

最新【精品】范文 参考文献 专业论文 浅谈信息化管理让设备档案发挥更大作用 浅谈信息化管理让设备档案发挥更大作用 　　摘要：试验室仪器设备的档案管理，是试验室设备管理的重要环节，仪器设备档案是技术档案中数量最多、内容最多并需长期保存的重要技术文件，仪器设备的技术档案包涵了从仪器设备调研、采购、安装、验收、使用、操作维护、保养、维修、报废的全过程。笔者在工作实践中发现，设备档案管理不仅仅是简单的设备资料堆积，而同样是包涵着科学管理的内涵。现联系工作实际，与试验室设备管理同行探讨一下如何利用信息化手段，让设备档案管理最大限度地为试验室检验一线服务，发挥其更大的作用。 　　关键词：电子信息化 设备档案 档案管理 　　仪器设备档案是仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的技术资料，建立好仪器设备档案是使用好、管理好仪器设备的重要内容之一，一卷完整的仪器设备档案能够系统地反应出此设备从调研、购置、维护到报废处理等各个时期的详细状况，它是一项经常性、长期性工作。 　　一、保证设备档案资料完整是建立好设备档案的前题 　　仪器设备是质检机构开展检验/检测工作所必需的重要资源，也是保证检验/检测工作质量，获得可靠数据的基础，而设备档案则是对其技术状态信息及管理状态信息的全面描述，对于开展检验/检测工作及进行检验/检测事故调查分析发挥着重要作用。 　　《实验室资质认定评审准则》5.4.5对仪器设备档案的内容提出了至少应当有的9项要求。根据入档类别整理成以下8类记录：1.设备基本情况；2.制造厂提供的原始资料；3.检定/校准情况；4.购置审批表；5.验收记录表；6.期间核查情况表；7.设备的修理记录表；8.设备的使用及维护保养记录。 　　二、完善可操作性强的档案管理制度是管好设备档案的保证 　　仪器设备档案的有效利用，是档案管理工作得以持续发展的基础。档案管理人员要不断提高专业知识水平和工作责任心，以细致周到的工作，保证档案资料的有效性和完整性。在信息时代的今天要加强仪器设备档案动态管理，及时收集和分析信息资源，充分发挥档案信息的作用，为有计划购进设备及合理选择适用的仪器设备提供科学依据。 　　仪器设备档案工作跟任何工作一样，各部门应足够重视，只有当仪器设备档案的作用和重要性真正被认识和理解，这项工作在各个部门工作中的地位才能够确立起来，才能够很好地进行下去。 　　三、设备档案电子信息化管理是用好设备档案的基础 　　1. 设备档案信息化管理的作用 　　1.1设备档案管理具有实用性 　　设备处于正常运转时，不需要使用仪器设备档案，但是如果工作上需要，特别是当仪器设备使用过程中发生故障需要修理，要查阅图纸及相关技术资料时，档案的作用就会充分发挥出来。 　　仪器设备档案是检测机构诸档案中使用率最高的一类档案，仪器设备的检测、安装、操作、维护、改造、更新升级等都离不开档案资料。 　　1.2设备档案信息化有利于资源共享 　　设备档案电子信息化管理使档案不再是封存在档案柜中的卷宗，而是以电子形式储存在计算机中，仪器设备的数量、性能、使用状态、以及维护修理情况、溯源情况、随机附件情况等信息将可以在办公内网上实现共享，当需要查询某台仪器设备的基本情况时，会很方便的查询到。 　　电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学标准为载体的电子档案，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。 　　1.3设备档案对保证仪器设备正常运转具有参考作用 　　设备档案是对仪器设备技术状态信息及管理状态信息的全面描述，对于开展检验/检测工作及进行检验/检测事故调查分析发挥着重要作用。设备档案记录了设备的技术参数、设备图纸、说明书，反映出设备的结构和技术水平，为正确的使用、操作以及维护设备起到了指导作用。 　　2.设备档案信息化管理实现方法 　　实现设备档案的信息化分为两步，一是建立基本的设备电子档案，档案的资料储存形式应是方便计算机操作的。二是通过计算机和内部网络实现科学管理和信息共享。 　　2.1仪器设备电子档案的建立 　　设备管理工作需要多年甚至几十年的工作积累，期间工作人员多有变动，然而管理是连续的，技术资料也必须连续。要认真做好每一台仪器的记录。为设备档案信息网络化管理提供可靠的基础数据。建立的仪器设备档案多半以电子文件的形式保存，保存过程应保证电子数据的绝对安全有效。只有切实做好这一基础工作，以后的管理工作才会收到事半功倍的效果。 　　2.2实现设备档案信息的网络共享 　　如今计算机和网络在各个领域的应用已经取得了非常显著的成