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第9讲 书面沟通 9.1 书面沟通的作用和类型 书面沟通是指以纸张或电子为载体，运用文字、图表等进行的信息传递过程。 书面沟通的作用 1.沟通信息容易记录，并能得到永久保存； 2.保证不在现场的受众也能得到真实信息 3.传递速度快 4.可以特别关注问题的细节 5.可以比口头表达采用更为精确用词 书面沟通的类型 商务写作根据要表达的信息即商务写作的目标，大致分为四类： 1.通知型的写作 包括通知、通告、通报，还包括日程安排、会议安排、课程时间安排等。 2.说服型的写作 包括项目提案、申请、广告宣传册等，比如：购买一套光华管理培训课程的光盘，需要先写一个购买申请，说明购买原因以及重要性和必要性。给产品写广告宣传册，说服客户购买产品等等。 3.指导型的写作 包括用户手册、操作指南、业务流程等。 4.记录型的写作 包括工作总结、个人总结、会议记录、备忘录等。 9.2 商务写作的一般方针 首先说明写作目的 尽早提出请求（如申请批准、授权、捐款等） 简明扼要 突出正文各个标题、简表、图表 使用标题标明全文各主要部分 选择合适的媒介 摘要和目录的使用 受众导向的文字组织原则 受众对信息的第一反应是什么 受众到底需要多少信息 以何种编辑方式激发受众兴趣 语言组织技能 提出问题—分析问题—解决问题 论点—论据—论证 句子完整，符合逻辑 商务写作应掌握7C原则： 完整（complete） 准确（correctness） 清楚（clearness） 简洁（concreteness） 具体（concreteness） 礼貌（courtesy） 体谅（consideration）?? ? 完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。 清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。 简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。 具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。 ?礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。 ?体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。 9.3 写作过程 小组作业 专业介绍 ——招生说明会 ——新生入学辅导 ——企业推介会 时间：5分钟（共计15分钟） * * 可能比传统书面沟通形式机密性差 机密性差 可以使用情感符号丰富信息内容 缺乏非语言性沟通 可能同组织中各层次接触 不大可能与组织中各层次接触 比传统书面沟通所需准备时间少 需要更多的时间准备 语言不整洁，错误较多 要求更符合逻辑和语法规范 搞得好，富有创造力；否则不然 较为保守 不太可能受到约束或显得保守 更可能受到约束 可以隐性埋名 难以隐姓埋名 信息能立即接收到，且能自己控制 对于信息的接受情况缺乏控制 读者参与程度高，反应快 读者参与程度低，反应慢 比书面沟通传递得快 传递速度慢 电子邮件、电子会议系统 纸张、传真 小册子 通告 营销类文件 规章报告 认可书 合法性文件 新闻通讯 新闻通讯 论文 内部研究 年度报告 工作报告 随机翻阅文件 建议书 建议书 操作指令 政策/程序 行动指南 信件 备忘录 商业信函 外部使用 内部使用 类型 1.收集资料 *文献材料 *一手素材 2.组织观点 *观点分组 *选择观点 *归纳标题 *编排论据 5.修改文稿 *注意间隔 *层次性修改 3.提炼材料 *概括观点 *论证材料 *说服对方 *惜字如金 4.起草文稿 *电脑写作 *一气呵成 *顺序自选