集团采购风险控制工作实施细.docVIP

控股集团管理中心文件 集团采购风险控制工作实施细则 1 目的和适用范围 1.1 目的 为了适应钢铁物流行业市场的变化，理顺并规范集团采购流程，加强对采购业务的风险监控，达到从“事后及时检查”到“过程即时监控”、“事前有效预防”的监控效果，特制定本实施细则。 1.2 适用范围 本实施细则适用于涉及集团采购风险控制的所有相关部门（含下属机构）及集团其它相关部门。 注：子公司目前没有设置采购部经理的由其总经理行使相应权力并承担责任。 2 采购风险控制架构 2.1采购风险定义 采购风险是指在采购活动中，从合同洽谈到合同结束涉及的条约风险、条约履行风险及结算（发票或余款）不能按期获得的风险。 2.2风险控制部职能 2.2.1 负责集团采购风险的控制、管理、监督及评估。包括采购流程的审定；监控、管理采购中心和各子公司的采购风险，保证采购计划的顺利完成；对合同条款、采购成本控制、采购资金往来安全、货物执行、票据结算等方面采购风险负主要责任。 2.2.2 负责完善集团的采购风险控制机制，对采购业务的风险进行定期评估，提出改进风险管理和内部控制的措施；根据需要制定和修改采购流程和各种规章制度。 2.2.3 负责对采购环节的业务操作进行检查，承担检查失误和督导不力的主要责任；同时对检查中发现的违规行为，拥有按本实施细则行使处罚的权利。 2.3 商务部职能 2.3.1 负责集团国内外采购业务的合同管理、执行和数据管理工作，主要职能包括三方面。 2.3.1.1 国内采购业务的合同管理执行，具体负责国内采购业务的跟单、物流、结算等工作。 2.3.1.2 国际业务的合同管理执行，具体负责国际采购中进口业务的跟单、通关物流、付款放货、结算等事宜。 2.3.1.3 国际业务中的单证运输，具体负责国际业务中的信用证、单证、收付汇、核销、租船等业务。 2.3.2 负责对采购业务往来检查，并承担检查失误和督导不力的责任，承担对采购业务往来风险监控的主要责任。 2.4结算部职能 对于商务部提交的结算单及其它相关结算文件必须在收到后24小时内确认回复。 2.5储运部职能 对于采购中心的现货操作，要求储运部必须在收到提单的五天内要全部核对完毕，超过五天的要到仓库确认；对于国内期货及国际期货，要求必须在收到入库清单的五天内完成入库确认。 2.6 采购风险控制架构 2.6.1 集团采购思路调整为：“国内外期货以国内为主、长短期期货以短期为主、在期货现货中以现货为主”。集团采购风险控制部将由目前的“事后即时监控”，转变为“事前预防为主”。 2.6.2 成立风险控制部后，该部门负责采购业务监控。目前由分管副总经理牵头，日常工作由部门经理负责。集团所有采购员（含子公司），都要建一套手工流水帐，一套Excel表的自动帐。采购员离岗移交时，要签“以上帐目是本人逐一记录，并无遗漏且核对无误”。检查采购员日常工作，手工流水帐是必检项目。 2.6.3 采购风控体制调整后，结算（会计）部将与商务部直接接口，并不再对口采购员个人。商务部要强化业务监控职能，与风险控制部共同承担内控责任。 采购中心 采购中心 风险控制部商务部采购部 风险控制部 商务部 采购部 事后监控 事前预防 3 采购业务流程重构 3.1 现货采购业务流程（见附件一） 3.2 国内期货采购业务流程（见附件二） 3.3 国际期货采购业务流程（见附件三） 3.4 采购合同审批流程及签字权限规定（见附件四） 4 现货采购风险监控 4.1 关键监控点：从现货采购业务流程可见，关键监控点包括业务单位评审、支票审核、核对票据提单、提单和返单的确认、更新跟踪表、审核发票和合同结算。 4.2 风险监控责任划分： 部门 监控点 商务部监控 风控部监控 结算部监控 储运部监控 业务单位评审 第二责任 第一责任 第三责任 —— 支票审核 第二责任 第三责任 第一责任 —— 核对票据提单 第一责任 第二责任 第三责任 关联责任 提单和返单的确认 —— —— —— 第一责任 更新跟踪表 第一责任 第二责任 第三责任 关联责任 审核发票 第一责任 第三责任 第二责任 关联责任 合同结算 第二责任 第一责任 第三责任 关联责任 4.3 采购风控体制调整后，结算部将与商务部直接接口，并不再对口采购员个人。商务部要强化业务往来监控职能，储运部对送达提单，在五天内要全部核对完毕，超过五天的要到仓库确认。 4.4 现货采购风险监控表（见附件五） 5 国内期货采购风险监控 5.1 关键监控点：从国内期货采购业务流程看出，关键监控点包括业务单位评审、合同审核、款项支付、合同变更、入库确认和合同结算。 5.2 风险监控责任划分： 部门 监控点 商务部监控 风控部监控 结算部监控 储运部监控 业务单位评审 第二责任 第一