第16章常用办公设备.pptVIP

第16章 常用办公设备 对于办公人员来说，与各种各样的办公设备打交道是日常工作的重要内容之一，包括打印机、复印机、扫描仪、投影仪和传真机等。这些办公设备为用户的高效、自动化办公提供了强大的支持，使用户从原始、重复的体力劳动中解脱出来，而将更多的精力用于有创造性的脑力劳动中。 常见的办公设备有打印机、复印机、投影仪、传真机等，分别用来打印文档、复印文档、会议或活动投影、远程传真文件等。现代办公对设备的依赖已经达到了前所未有的程度，故而熟练地掌握这些办公设备的使用方法就显得尤为重要了。 16.1 打印机 打印是各类办公文档的重要书面输出方式，所以打印机就成为实际办公中使用频率最高的设备之一。衡量打印机好坏的指标有三项，分别为打印分辨率，打印速度和噪声，其中对普通用户影响最大的指标为打印分辨率。而对于经常需要大批量打印文件时，打印速度的高低也会明显影响工作效省 16.1.1 打印机分类 常用打印机按照原理、工作方式及用途可以分为多种类型。但对于普通办公应用来说主要分为3类，即针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。 1．针式打印机 针式打印机是通过打印针通过物理击打形成大量色点来组成所需的内容，故其分辨率较低。 2．喷墨打印机 喷墨打印机与针式打印机类似，是依靠打印头在打印纸上喷出一行一行的喷点来组成所需的内容，故其打印分辨率与针式打印机类似。 3．激光打印机 激光打印机的打印原理是复印，是一个半导体滚筒在感光后，接着刷上墨粉，然后在在纸上滚一遍，最后用高温定型，一张纸就印出来了。 激光打印的原理简单说就是墨粉经过充电、曝光、显像、转印、定影等一系列步骤后形成图像的过程。其过程类似于复印，就是一个半导体滚筒在感光后，会由于静电作用而在滚筒上吸附墨粉，然后将墨粉印至打印纸上高温定型，故激光打印机的打印过程就是图像从感光筒复印至打印纸的过程。 16.1.2 打印机的安装 一般打印机在使用前都需要先安装驱动程序。对于常见型号的打印机可以通过系统内置程序进行安装。下面以在Windows XP系统中安装HP DeskJet 1100C为例演示打印机驱动程序安装步骤。 16.1.3 打印机的维护和使用注意事项 打印机在使用过程中需要细心维护，以便延长其使用期限和提高打印质量。 1．针式打印机的维护 针式打印机一般用于打印多页票据时使用，由于其打印时与纸张作用力较大，故可以在多层的复印页上打印出相同的内容，例如打印发票、各种收据等，一般需要一次打印多页，包括客户存留页、商户存根等。 2．喷墨打印机的维护 喷墨打印机因其彩色文档输出效果好、初期购置成本低廉而日益成为家用彩色打印机的首选对象。 3．激光打印机维护 由于打印机内部的部件比较精密，即使是普通的擦拭或者加润滑油都有可能会对打印质量产生较大影响，所以日常维护一定要谨慎小心。 16.2 复印机 复印机是目前办公必备的设备之一，经常用来复印各种文件或证件等。它可以在几秒钟内得到原件的等大、放大或缩小的复印品，大大提高了办公效率。目前的主流复印机一般附带打印功能，使得其具有更高的性价比。 16.2.1 复印机选购原则 目前市场上复印机种类繁多，如何选购适合自己的产品就成了一个难题。下面就选购过程中的几个注意事项做简要介绍。 根据用户所需的复印量选择，如果复印量较大则可以选择高速机，如果仅是偶尔使用则可以使用低速机。每月印量在3000张以上的用户，应选一台速度在每分钟25张以上，功能全、容量大、性能稳定、耐久性强，价格在1万元以上的复印机。每月印量在3000张以下，选一台速度在每分钟20张以下，价格在万元以内的中低速复印机就足够了。 尽量选择正规厂商的产品，因为这样可以得到良好的售后保障。切忌因为一时便宜而忽略了售后服务。 较大复印量的用户可以选择耗材较便宜的产品，对复印量较小的用户则耗材对其使用成本的影响较小。 机器的使用寿命、故障率都将直接影响用户的使用成本。 厂商的维修费用、保修速度也应综合考量，尽量选择售后服务健全的产品，免除后顾之忧。 16.2.2 复印机使用注意事项 由于复印机使用频率较高，故为了减少复印机的故障率，提高复印质量，需要在使用过程中注意一些细节问题。具体如下。 1.电源 2.使用环境 3.操作 4.墨粉 5.复印纸 16.3 扫描仪 在日常办公生活中，经常需要将证件、图像、文件等转换为计算机可以显示、编辑、存储的文件形式，这时就需要用到扫描仪了。与数码相机等其他计算机输入设备相比，扫描仪对文件细节有更强的分辨率。 16.3.1 扫描仪参数 用户在选购扫描仪时，需要考虑其分辨率、灰度级、色彩数、扫描速度和扫描幅面等参数。这些也是选购时的依据和影响价格的因素。 1．分辨率:分辨率是扫描仪最主要的技术指标，也是用户最为关心的参数。它表示扫描仪对图像细节上的表现能力