第六章+电子文件管理(鉴定)2010.pptVIP

数字档案管理 数字档案管理 * * * 数字档案管理 * 《电子文件管理》 第六章 电子文件鉴定 数字档案管理 * 第六章 电子文件鉴定 一、电子文件鉴定概述 二、电子文件的内容鉴定 三、电子文件的技术鉴定 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 电子文件鉴定的定义 影响电子文件鉴定的因素 电子文件鉴定的特点 电子文件鉴定的主要任务 电子文件鉴定的实施时间 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 1、电子文件鉴定的定义 是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 2、影响电子文件鉴定的因素 （1）数量激增 导致原有的逐件、逐份的直接鉴定法难以应付 （2）信息易逝 要求将鉴定时间提前，及早确定每份电子文件的价值和保管期限 （3）对软硬件环境的依赖 内容有用性不足以构成电子文件保存价值，必须开展技术鉴定 （4）信息的相关性 要求实施“实时鉴定” （5）高密度存储 可适当放宽保管范围 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 3、电子文件鉴定的特点 （1）多维性 鉴定范围拓宽 （2）连续性 文件一生需要多次鉴定 （3）分散性 归档前的鉴定主要由电子文件形成部门承担；归档后的鉴定由档案人员承担；还有技术人员、信息管理人员参与。 （4）风险性 出现意外的可能较大 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 4、电子文件鉴定的内容 （1）电子文件的鉴别 （2）电子文件的价值鉴定 （3）电子文件的处置 （4）对电子文件鉴定过程的记录 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 （1）电子文件的鉴别 鉴别的任务：将文件从非文件信息中挑选出来 鉴别的时间：是在系统设计阶段 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 （2）电子文件的价值鉴定 价值鉴定（appraisal）？ 即根据一定的原则和方法，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审。 价值鉴定的任务： 哪些文件需要保存下来？ 保存多长时间？ 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 电子文件价值鉴定的两个方面： 判断电子文件信息的有用程度 判断有用程度实现的可能性 即检查电子文件的技术状况 1984年法国档案学者（哈罗尔德·瑙格勒）提出双重鉴定思想： 内容鉴定 + 技术鉴定 其中以内容鉴定为核心，以技术鉴定为保障 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 4、电子文件鉴定的内容 （3）电子文件的处置 即根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作：销毁；继续保存在文件系统中；脱机保存；迁移等。 处置在价值鉴定之后进行。 （4）对电子文件鉴定过程的记录 数字档案管理 * 一、电子文件鉴定概述 5、电子文件鉴定的实施时间 （1）系统设计时鉴定（鉴别） （2）初次鉴定（文件形成时） （3）二次鉴定（文件脱机保存时） （4）三次鉴定（档案室保管期满） （5）技术平台升级的“兼容性”鉴定 （6）技术迁移后的鉴定 （7）周期性鉴定 传统纸质档案鉴定：三个环节 数字档案管理 * 二、电子文件的内容鉴定 直接鉴定法 职能鉴定法 直接鉴定法和职能鉴定法的适用性比较 内容鉴定应以保管期限表为基础 数字档案管理 * 二、电子文件内容鉴定 1、直接鉴定法（习惯称内容鉴定法） 是通过直接审查档案内容来鉴定档案的价值，要求鉴定人员逐张、逐件地阅读每一份文件原文。 直接鉴定法和职能鉴定法是电子文件鉴定的两种基本方法 数字档案管理 * 二、电子文件内容鉴定 2、职能鉴定法 通过审查文件形成者的职能，而不是文件的内容来判断文件价值的鉴定方法，它重点分析文件形成者的职能、工作计划、所参与进行的活动及活动过程中的有机联系和业务的重要性，以此判断文件的价值。 最初卡林斯基提出（波兰、20世纪20、30年代）。 特里·库克称为“后保管鉴定法”： 文件实体——文件的形成过程 个别文件——产生文件的业务职能、活动、事物处理和工作流程 俗称“批处理式”的鉴定方法。 数字档案管理 * 二、电子文件内容鉴定 3、直接鉴定法和职能鉴定法的适用性比较 （1）职能鉴定法是基本方法，侧重于有无保存价值 （2）直接鉴定法是辅助方法